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Warenwirtschaftssystem eEvolution – Hier Demo ausprobieren

Basis - Kunden

Zur Verwaltung der Inventare und Standorte, werden die Kundendaten benötigt. Anhand des Kunden, wird der aktuelle Standort eines Inventars sichtbar.

Es wird zwischen Kunden und Debitoren unterschieden:  

Nach dem Aufrufen des Menüs <Basis> <Kunden> erscheint folgende Bearbeitungsmaske:

Kunden/Standorte

Sie können anhand der unterschiedlichen Symbole  

Um einen neuen Kunden bzw. Standort hinzuzufügen klicken Sie das Symbol Kunden/Standorte. Um bestehende Kunden- oder Standortdaten zu bearbeiten, müssen diese zuerst anhand von Sucheinschränkungen über das Symbol Kunden/Standorte  selektiert werden.

Hinweis:

Alle unterstrichenen Felder sind Suchfelder und können zur Sucheinschränkung auch miteinander kombiniert werden. Die Maske zur Anlage von neuen bzw. zur Bearbeitung bestehender Datensätze ist identisch (siehe Abbildung oben):

 

Die Registerkarte Kundenstammdaten

Die Groupbox Kunden-Stammdaten enthält folgende Felder:

Kunden-Nr.: In diesem Feld wird die fortlaufende Kundennummer vom System eingetragen, die für jede Standort- und Kundenadresse vergeben werden muss.

VIP: Kunden, zu denen besondere Geschäftsbeziehungen bestehen, können durch Aktivierung dieses Flags als VIP-Kunden gekennzeichnet werden. An verschiedenen Stellen im System werden diese Kunden optisch hervorgehoben. Die farbliche Kennzeichnung erfolgt in der Auswahl Stammdatendialog Kunden, in der Auftragsbearbeitung im Auswahlfenster der Aufträge, in der Übersicht als auch in der Hauptmaske der Auftragsbearbeitung. Hinweis: Um diese Option freizuschalten, muss im Installationsmodul der Sytemparameter ASMVIPDisplay mit dem Wert 1 angelegt werden.

Hinweis: Die Aktivierung bzw. Deaktivierung des VIP-Flags ist auch über die Massenänderung der Inventare möglich.

Das Flag wird dann bei allen Kunden entsprechend der markierten Inventardaten geändert.

Debitor: Aktivieren Sie dieses Kennzeichen, um einen Kunden als Debitor zu definieren. Dies bedeutet, dass dieser Kunde auch Rechnungsempfänger ist.

Kundengruppe: Wählen Sie eine Kundengruppe aus und bestätigen Sie mit OK. Die ausgewählte Kundengruppe wird in das Bearbeitungsfenster übernommen. Die Zuweisung der Kundennummer (manuell oder automatisch) hängt davon ab, welche Einstellungen unter <ASM> <Verwaltung> <Kunden> <Kundengruppen>  in der Spalte Autodebitor vorgenommen wurden.  Durch die Eingabe der Ziffer 1 legen Sie fest, dass der Kunde als Debitor angelegt wird, durch die Eingabe der Ziffer 0 wird definiert, dass der Kunde dieser Kundengruppe nicht automatisch als Debitor angelegt werden soll.)

Debitorenkonto: Geben Sie in dieses Feld eine bis zu zehnstellige Debitorennummer für die Finanzbuchhaltung ein. Wurde das Kennzeichen Debitor aktiviert, wird die Kundennummer in das Feld eingesetzt. Der Eintrag kann aber per Hand geändert werden.

Anrede: Geben Sie in dieses Feld die Anrede des Unternehmens ein. Über den Kunden/Standorte-Button können Sie ein Fenster mit Anreden aufrufen, aus denen Sie eine Anredeformel auswählen können.

Name 1: Hinterlegen Sie den Kundennamen 1 ein, der aus bis zu 50 alphanumerischen Zeichen bestehen darf.

Telefon: Tragen Sie die Telefonnummer des Kunden ein. Diese Daten werden auch im Hauptfenster in Serviceauftrag vorgeschlagen.

Name 2: Geben Sie in dieses Feld den Kundennamen 2 ein.

Telefax: Speichern Sie die Telefaxnummer des Kunden, die aus bis zu 20 alphanumerischen Zeichen bestehen darf.

Name 3:/Name 4: Geben Sie in diese Felder die Erweiterungen zum Kundennamen ein.

Straße: Geben Sie in dieses Feld die Straße und die Hausnummer des Kunden oder des Standorts ein. Sie können maximal 30 alphanumerische Zeichen eingeben.

Ortsteil: Tragen Sie den Ortsteil ein, an dem der Kunde seinen Firmensitz oder seine Filiale hat.

Land: Ordnen Sie das Länderkennzeichen des Kunden oder Standorts zu (z.B. D für Deutschland). Ein Klick auf den Kunden/Standorte-Button öffnet ein Fenster, in dem Sie das entsprechende Land auswählen können.

PLZ:Geben Sie in dieses Feld die Postleitzahl des Kunden oder Standorts ein, die aus bis zu 10 alphanumerischen Zeichen bestehen darf.

Ort: Geben Sie den Ort ein, an dem der Kunde seinen Firmensitz oder seine Filiale hat.

Sprachknz. Belege: Sollen für diesen Kunden Belege in einer Fremdsprache bzw. abweichend von den normalen Standard-Belegen gedruckt werden, so muss hier das entsprechende Kennzeichen über F2 ausgewählt werden.

Matchcode: Geben Sie in dieses Feld einen Matchcode ein. Dieses Feld dient lediglich zur Information und kann für eine Sucheinschränkung verwendet werden.

Anrufer: Geben Sie den Namen des Anrufers ein, der üblicherweise Störungen der Geräte meldet. Dieser Name wird auch im Hauptfenster in Auftragsbearbeitung vorgeschlagen. Der Eintrag darf aus bis zu 25 alphanumerischen Zeichen bestehen.

Info: Das Infofeld erscheint in der Auftragsdisposition als Hinweis zu allen Geräten, die dieser Kundennummer zugeordnet sind.

Sammelfaktura: Aktivieren Sie dieses Kennzeichen, um für den Kunden oder Standort eine Sammelrechnung zu erzeugen. Hinweis: Bei einem automatischen Rechnungslauf in Auftragsfakturierung werden die Kunden mit gleichem Debitor in einer Rechnung zusammengefasst. Ist das Kennzeichen nicht aktiviert, erhält der Debitor eine Einzelrechnung für diesen Kunden.

 

Die Groupbox Kunden-Parameter enthält folgende Funktionen:

Anfahrtzeit: Sie können in dieses Feld die Anfahrtszeit eingeben, die bei der Auftragsfakturierung berechnet werden soll. Welche Kosten tatsächlich berechnet werden, wird in Auftragsfakturierung festgelegt.

Entfernung: Geben Sie in dieses Feld die Entfernung zum Kunden oder Standort ein, die bei entsprechender Einstellung in Auftragsfakturierung zur Rechnungsstellung verwendet werden kann.

Koordinate1/2: Die Koordinaten werden für die Entfernungsberechnung zwischen Gerätestandorten und Technikern benötigt. Je nach Konfiguration benutzt das Programm bei der Berechnung das UTM-Koordinatenraster oder die Funktion MapGuide.

E-Teil-Rabatt: Geben Sie in dieses Feld einen Prozentsatz für einen Rabatt ein. Der Rabatt gilt nur für rabattfähige Artikel und nur bei diesem Kunden. Er wird von Rabattvorgaben aus der Preisliste übersteuert.

Hinweis: Dieser Rabatt wird nicht bei Artikeln angewendet, die als Stundensätze angelegt wurden (z. B. Fahrtzeiten, Techniker-Arbeitskosten pro Stunde).

Kosten: Über den Button Kunden/Standorte wird ein weiteres Fenster angezeigt, in dem Sie dem Kunden eine Kostenart, eine Kostenstelle, einen Kostenträger und/oder ein Kostenprojekt zuordnen können.

Sperre: In dieses Feld können Sie eine von Ihnen definierte Sperre eingeben, wenn der Kunde einer Kundensperre unterliegen soll. Ein Klick auf den Kunden/Standorte-Button öffnet ein Fenster, aus dem Sie die gewünschte Art der Sperre auswählen können. Die Kundensperren legen Sie unter <ASM> <Verwaltung> <Kunden> <Kundensperrstufen> fest. Sie können aber auch in eEvolution®-KuLiMi definiert werden.

 

Die Groupbox Kunden-Details enthält die folgenden Funktionen:

Bezirk: Mit Hilfe der Funktionstaste F2 oder dem Symbol Kunden/Standorte kann dem Kunden ein (hierarchisch angelegter) Bezirk zugeordnet werden. Ein neuer Bezirk lässt sich über das Symbol Kunden/Standorte definieren.

Währung:Wählen Sie hier die Währung aus, die für den Kunden zutrifft.

Ansprechpartner: Wenn Sie auf den Button Kunden/Standorte klicken, können Sie Ansprechpartner für den aktiven Kunden eingeben. Das System zeigt das Fenster Ansprechpartner an.

In diesem Fenster werden der Name, der Vorname und die Telefonnummer des Ansprechpartners angezeigt.

Sie können aber auch nach Ansprechpartnern suchen. Um Ansprechpartner zu löschen, markieren Sie die gewünschte Zeile und klicken auf den Button Löschen.

Klicken Sie auf den Button Neu, um einen neuen Ansprechpartner hinzuzufügen oder auf den Button Bearbeiten, um die Daten eines markierten Ansprechpartners zu bearbeiten. In beiden Fällen öffnet sich ein gleichartig gestaltetes Fenster.

Kunden/Standorte

Das Fenster <Basisdaten: Externe Ansprechpartner einfügen> enthält folgende Felder:

Anrede: Wählen Sie über F2 oder Kunden/Standorte die Anrede des Ansprechpartners aus.

Nachname: Geben Sie in dieses Feld den Nachnamen des Ansprechpartners ein. Der Name darf aus bis zu 30 alphanumerischen Zeichen bestehen.

Vorname: Dieses Feld enthält den Vornamen des Ansprechpartners ein. Der Name darf aus bis zu 30 alphanumerischen Zeichen bestehen.

Titel: Hinterlegen Sie in diesem Feld den Titel des Ansprechpartners ein. Der Titel darf aus bis zu 20 alphanumerischen Zeichen bestehen.

In den Feldern Telefon, Telefax, Mobil, Telefon privat und E-Mail Adr. können alle Kontaktdaten zum Ansprechpartner hinterlegt werden.

Abteilung: Wählen Sie die Abteilung des Ansprechpartners aus. Über den Pfeil-Button können Sie ein Fenster mit Abteilungen aufrufen, aus denen Sie eine Abteilung auswählen können.

Funktion: Geben Sie die Funktion des Ansprechpartners ein.

Abteilung: Sie können in dieses Feld eine zusätzliche Bezeichnung der Abteilung (z.B. Name der Unterabteilung) eingeben, die aus bis zu 50 alphanumerischen Zeichen bestehen darf.

E-MailAdr.: Dieses Feld beinhaltet die E-Mailadresse des Ansprechpartners.

Text: Klicken Sie auf den Text-Button Kunden/Standorte, um einen Text über den Ansprechpartner einzugeben.

Einordnung: Über das Symbol Kunden/Standorte können zusätzliche Kriterien zum Ansprechpartner hinterlegt werden. Diese Kriterien können beispielsweise für die Selektion bestimmter Ansprechpartner für Serienbriefe bzw. -mails genutzt werden.

Um soziale Netzwerke wie Facebook, Xing oder Twitter zu nutzen, werden die Nutzerdaten der Ansprechpartner in den entsprechenden Feldern eingetragen. Dabei wird in den Datenfeldern der Teil der Internet-Adresse eingetragen, der hinter der Standard-Adresse folgt.

Beispiel:

http://www.facebook.com/people/M-Mueller/1000003334557

http://www.xing.com/profile/M_Mueller

http://twitter.com/MMueller

Mit OK werden die Daten gespeichert und Sie gelangen zurück in die ursprüngliche Bearbeitungsmaske.

Akte: Über das Symbol Kunden/Standortekönnen zusätzliche Dokumente und Informationen zum Kunden hinterlegt werden. Sobald diese zugeordnet sind, ändert sich das Symbol  Kunden/Standorte(siehe auch Inventar-Akte).

Text 1: Über den Button Kunden/Standorte können Sie einen ergänzenden Text zum Kunden eingeben. Sobald ein Text vorhanden ist, ändert sich das ursprüngliche Symbol Kunden/Standorte.

In der Groupbox Terminplanung (Arbeitsplaneinsätze möglich von bis): kann ein Terminplan hinterlegt werden, welcher ausschließlich für die Arbeitsplaneinsätze berücksichtigt wird. Hinweis: Sollen beispielsweise mittwochs keine Arbeitsplaneinsätze stattfinden, trägt man für die von-bis- Zeiten 0:00 Uhr ein.

Werden die Felder leer gelassen, werden automatisch die Standardwerte eingefügt.

Kunden/Standorte

 

Sobald Sie die neu erfassten Kundendaten erstmalig gespeichert haben, wird die Bearbeitungsmaske um die Registerkarten Lieferempfänger, Rechnungsempfänger und Vertriebspartner 1 erweitert.

 

Die Registerkarte Lieferempfänger

Auf dieser Registerkarte können Sie Lieferempfänger zum aktuell angezeigten Kunden eintragen.

Sind bereits abweichende Lieferempfänger vorhanden, werden diese in der Tabelle in der unteren Hälfte des Fensters angezeigt.

 

Um einen neuen Lieferempfänger anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

Kunden/Standorte

Klicken Sie auf den Neu-ButtonKunden/Standorte. Dadurch wird die obere Hälfte des Fensters aktiviert und in der unteren Hälfte wird eine Zeile in der Tabelle markiert. Geben Sie nun in der oberen Hälfte des Fensters die gewünschten Daten ein. Der Kunden/Standorte-Button hinter Name 1 öffnet ein Fenster, in dem alle im System vorhandenen Kunden angezeigt werden. Haben Sie hier eine Wahl getroffen, werden alle anderen Felder gefüllt. Sind alle Daten in der oberen Hälfte der Bearbeitungsmaske ausgewählt, klicken Sie auf den Einfügen-Button. Dadurch werden die Angaben in die untere Tabelle gefüllt. Hier müssen Sie noch festlegen, für welche Module diese abweichende Lieferadresse gelten soll. Setzten Sie einen Haken in der Spalte ASM, gilt die abweichende Lieferadresse in den Modulen, setzten Sie einen Haken in der Spalte WAWI, gilt die abweichende Lieferadresse in den eEvolution®-Warenwirtschaftsmodulen.

Mit dem OK- bzw. Übernehmen-Button unten rechts übernehmen Sie die gemachten Angaben.

Der Löschen-Button in der Mitte des Fensters kennzeichnet die in der unteren Tabelle markierte Zeile mit einem Kreuz am Zeilenanfang. Diese Zeile wird gelöscht, sobald Sie den OK- bzw. Übernehmen-Button unten rechts klicken. Mit dem Leeren-Button leeren Sie die Felder der oberen Hälfte.

 

Die Registerkarte Rechnungsempfänger

Auf dieser Registerkarte können Sie Rechnungsempfänger zum aktuell angezeigten Kunden eintragen.

Kunden/Standorte

Die Bedienung dieser Registerkarte ist analog zur Bedienung der Registerkarte Lieferempfänger (siehe oben).

In der Tabelle im unteren Bereich der Registerkarte können Sie festlegen, für welche Module bzw. für welche Art von Aufträgen der zugefügte Kunde als Rechnungsempfänger fungieren soll.

ASM: Bei Aktivierung dieser Option ist der Kunde Rechnungsempfänger für alle Rechnungen, die im gesamten System erstellt werden.

AFakt: Aktivieren Sie diese Option, wenn der Kunde nur für die im Modul Auftragsfakturierung erstellten Rechnungen der Rechnungsempfänger sein soll.

Wird die Option Störung angehakt, werden dem Kunden nur Rechnungen zugeordnet, die aus Aufträgen mit der Auftragsart Störung generiert wurden.

Der Kunde erhält bei aktivierter Option Installation: nur Rechnungen, für die in Serviceauftrag ein Auftrag mit der Auftragsart Installation zurückgemeldet und fakturiert wurde.

Das Setzen der Spalte Arbeitsplan bewirkt, dass Aufträge mit der Auftragsart Wartung/Arbeitsplan dem hinzugefügten Kunden in Rechnung gestellt werden.

Spalte Abnahme angehakt: Wird in Serviceauftrag ein Auftrag mit der Auftragsart Abnahme zurückgemeldet, so wird die zu generierende Rechnung für den abweichenden Rechnungsempfänger generiert.

Werkstatt: Bei Aktivierung dieser Option ist der Kunde Rechnungsempfänger für alle fakturierten Aufträge mit der Auftragsart Werkstatt. Analog dazu werden die Aufträge der Auftragsart Sonstige auf den Kunden als Rechnungsempfänger ausgestellt, wenn die Option Sonstige gewählt wurde.

Ist die Option VFakt gewählt, ist der Kunde Rechnungsempfänger für alle Vertragsrechnungen.

Sollen alle Rechnungen, welche die Zählerfaktura betreffen an den Kunden gestellt werden, aktivieren Sie die Option Zähler.

Analog dazu aktivieren Sie die Optionen Miete bzw. WAWI, wenn der Kunde die Miet- bzw. Rechnungen aus der Warenwirtschaft erhalten soll.

Hinweis: Die Aktivierung mehrerer Optionen ist möglich.

 

Die Registerkarte Vertriebspartner

Auf dieser Registerkarte können Sie Vertriebspartner zum aktuell angezeigten Kunden eintragen.

Die Bedienung dieser Registerkarte entspricht ebenfalls  der Bedienung der Registerkarte Lieferempfänger (siehe oben). In der Tabelle im unteren Bereich der Registerkarte können Sie festlegen, wie die Vertriebspartner in Serviceauftrag erscheinen.

Kunden/Standorte

(Abb. Serviceauftrag <ASM> <Programmeinstellungen> <Adress-Einstellungen>)

Die aktivierten Vertriebspartner stehen in der Registerkarte Vertriebspartner mit der festgelegten Bezeichnung zur Verfügung:

Kunden/Standorte

Kunden-Daten löschen

Um einen bestehenden Kunden zu löschen, wählen Sie diesen über die Sucheinschränkung aus. Im Anschluss kann der Datensatz über das Icon Kunden/Standortegelöscht werden.

Hinweis:

Es können nur Datensätze gelöscht werden, die nicht mit anderen Einträgen verbunden sind, wie zum Beispiel Inventaren.

 

Kunden-Daten kopieren

Möchten Sie analog zu einem bestehenden Kunden einen ähnlichen Datensatz anlegen, Suchen Sie den gewünschten Kunden wie oben beschrieben aus und betätigen anschließend den Button Kunden/Standorte.

Alle Felder bis auf die Felder Kundennummer und Debitorennummer bleiben bestehen, Sie müssen für den neuen Datensatz lediglich eine neue Nummer eintragen. Hinweis: Änderungen der anderen Datenfelder sind selbstverständlich möglich.

 

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Debitoren

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