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Die Hotline-Rückmeldung

Mit der Option <Start> Hotline-Rückmeldung  oder der Tastenkombination Strg + H können Aufträge als Hotline-Aufträge bearbeitet und zurückmeldet werden. Dazu müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:  

Soll ein Auftrag nach der Erfassung über die Hotline bearbeitet werden, rufen Sie über die oben genannten Möglichkeiten die Erfassungsmaske auf.

 

Die Groupbox Einsatzdaten

Der angemeldete Benutzer wird für diesen Auftrag automatisch als Bearbeiter/Name1 eingesetzt.
Hotline-Rückmeldung
Bei einer Hotline-Rückmeldung erhält der Auftrag das entsprechende Hotline Rückmeldekennzeichen H und den Status "4 - telefonisch erledigt".

Datum: In diesem Feld wird das Datum der Auftragsannahme angezeigt, das überschrieben werden kann

Beginn: Es wird die Zeit angezeigt, zu der die Bearbeitung des aktuellen Auftrags begonnen hat. Als Standardwert setzt das System die Zeit der Auftragserfassung ein, die jedoch geändert werden kann.

Ende: Dieses Feld enthält die Zeitangabe, zu der die Bearbeitung des aktuellen Auftrags abgeschlossen wurde. Als Standardwert setzt das System auch hier die Zeit ein, zu der die Maske Hotline-Rückmeldung aufgerufen wurde. Es ist möglich und notwendig, diese Zeit zu ändern.

Dauer: Das Feld Dauer dient zur automatischen Berechnung der Einsatz-Dauer. Wird die Anfangs- und Endzeit des Einsatzes erfasst, erfolgt automatisch die Berechnung der Dauer. Alternativ ist es möglich, die Anfangszeit und die Dauer einzugeben, hier wird die Endzeit automatisch ermittelt. Analog dazu wird automatisch die Anfangszeit berechnet, wenn die Dauer und die Endzeit erfasst werden. Hinweis: Die wechselseitige Aktualisierung der Felder erfolgt selbstverständlich unter Berücksichtigung der Pausenzeit. (Dauer ist die Netto-Arbeitszeit: Arbeitsende minus Arbeitsanfang minus Pause.) Beim ersten Öffnen einer Rückmeldungsmaske ist die Pause immer 0. (=Keine Planung von Pausenzeiten). Die Dauer wird bei der Auftragsfakturierung zur Berechnung der Arbeitszeit herangezogen, sofern nicht nach Tätigkeitscode fakturiert wird. Die effektive Arbeitszeit wird beim Aufrufen der Tätigkeitscodes vom System berechnet und angezeigt.

Pause: Sie können in dieses Feld einen Zeitraum eingeben, in der Sie während der Auftragsbearbeitung eine Pause gemacht haben.

BKnz: Geben Sie das Berechnungskennzeichen für die Hotline-Bearbeitung ein. Über die Listbox stehen folgende Berechnungskennzeichen zur Verfügung: Ausfallzeit: Die Ausfallzeit wird für statistische Auswertungen benötigt und beschreibt den Zeitraum, den das Gerät wegen des Service-Einsatzes ausgefallen ist.

Ausfallart: Es wird die im Auftrag zugeordnete Ausfallart für diesen Auftrag angezeigt. Über die Listbox steht Ihnen eine Auswahl zur Verfügung, um die Ausfallart evtl. zu ändern.
  • Kein Ausfall
  • Teilausfall
  • Totalausfall
Bericht: In diesem Feld wird die Nummer des Berichts angezeigt. Als Standardwert setzt das System die Auftragsnummer oder die Einsatznummer ein, wenn die entsprechende Einstellung in den Systemeinstellungen aktiviert ist, die jedoch überschrieben werden kann. Nach dieser Berichtsnummer kann sowohl im Auftrags-Archiv als auch in der Auftragsfakturierung gesucht werden. Eine Berichtsnummer kann aus bis zu sieben Ziffern bestehen.

Vertragsart: Die Anzeige der Vertragsart erfolgt automatisch, Änderungen können keine vorgenommen werden.

VL: Aktivieren Sie dieses Kennzeichen, wenn der Einsatz eine vertragliche Leistung ist.

Fakturierbar: Sobald das Flag Fakturierbar gesetzt wurde, kann für diesen Auftrag eine Rechnung generiert werden. Das gilt auch für den Fall, dass der Auftrag den Status unterbrochen hat und weitere Einsätze notwendig sind. In diesem Fall kann eine Teilfakturierung erfolgen. Wird das Flag nicht aktiviert, ist es nicht möglich, eine Rechnung zu erzeugen (selbst wenn der Auftrag den Status beendet hat).

Über das Symbol Hotline-Rückmeldung können bestimmte Details zum Auftrag geändert werden. Mögliche Änderungen können für Bezirk, Prio, Diagnoseart, Symptom und Pool in folgendem Dialog vorgenommen werden. So kann der Auftrag an einen anderen Bezirk oder Diagnoseplatz weitergegeben werden.
Hotline-Rückmeldung

Hinweis:

Diese Änderungen können nur für Aufträge mit dem Status unterbrochen vorgenommen werden.
Die Behebung der Fehlerursache kann als Fehleranalyse in die Lösungsdatenbank aufgenommen werden, wenn diese Option aktiviert ist Hotline-Rückmeldung. Die Lösung wird nicht in die Lösungsdatenbank aufgenommen, wenn auf die Option deaktiviert Hotline-Rückmeldungwurde.

Messwerterfassung: Die Erfassung der Messwerte erfolgt über das Symbol Hotline-Rückmeldung. Wählen Sie aus der Konfiguration den entsprechenden Eintrag (Modell bzw. Artikel) aus und tragen Sie die aktuellen Istwerte für die Rückmeldung ein.

Hinweis:

Die Eingabe der Sollwerte erfolgt in den Basisdaten.
Sie können die Auftragsdaten mit Hilfe des Button Hotline-Rückmeldung als Email versenden oder mit dem Button Hotline-Rückmeldung ausdrucken. Diese Funktionen schließen sich gegenseitig aus. Wenn Sie die Option Email versenden auswählen und auf den OK Button klicken, wird automatisch eine neue Email mit vorgegebenem Text generiert. Wenn Sie in der Hauptmaske einen Ansprechpartner bzw. eine Email Adresse hinterlegt haben, werden diese Daten zusätzlich in die Mail übernommen. Nun können Sie den Text noch ergänzen  und die Mail absenden.

Hinweis:

Die Email Funktion unterstützt nur Microsoft Outlook.

Die Groupbox Auftragsdaten

Eine Übersicht der Einsätze aller Aufträge für diesen Inventarsatz erhält man über das Symbol Hotline-Rückmeldung. Es öffnet sich eine Tabelle in der neben der Auftrags- und Berichtsnummer, der Techniker, die Auftrags-und Einsatz-Bemerkung sowie das Einsatz-Datum angezeigt werden.

Ein Klick auf das Symbol Hotline-Rückmeldung öffnet eine Übersicht aller Einsätze zum aktuellen Auftrag. Es wird die Maske Einsätze zum Auftrag mit allen Detail-Informationen aufgerufen.

Über das Symbol Hotline-Rückmeldung bekommen Sie die bisherige Historie zum Auftrag angezeigt.

Konfiguration: Über das Symbol Hotline-Rückmeldung können Sie sich die komplette Inventarkonfiguration anzeigen lassen.

Sollen für die weitere Bearbeitung des Auftrages Artikel reserviert werden, klicken Sie das Symbol Hotline-Rückmeldung.

Über das Symbol Hotline-Rückmeldung kann speziell für diese Rückmeldung eine Fehleranalyse erstellt werden. Über das Icon Hotline-Rückmeldung können Sie in der Lösungsdatenbank nach Lösungen von bereits behobenen Symptomen suchen. Diese Option ermöglicht nicht nur die Suche nach Modellgruppen, sondern auch die Suche nach Texten, die in das Feld Bemerkung und als Auftragstext eingegeben wurden. Das System zeigt die Maske Lösungsvorschlag erstellen an.

Auf der Schaltfläche Hotline-Rückmeldungwird die Zeit angezeigt, die für die Bearbeitung des Auftrags benötigt wurde. Wenn Sie auf den Button klicken, wird die Zeit angehalten. Nach einem erneuten Klick läuft die Zeit weiter. Jede Minute wird die Zeit des Auftragsendes aktualisiert. Wenn Sie Beginn oder Ende editieren, wird die Uhr angehalten und ist für die Bearbeitung des Auftrags nicht mehr relevant.

Hinweis:

Über die gleichlautende Schaltfläche Hotline-Rückmeldung wird die Bearbeitung des Auftrages angehalten, diese Zeit wird jedoch als Pause erfasst und bei der Berechnung des Hotlineauftrags entsprechend von der Arbeitszeit abgezogen.

Die Groupbox Auftrags-Memo

Bem: In dieses Feld wird automatisch die im Auftrag hinterlegte Bemerkung eingetragen.

Der Langtext zum Auftrag wird im darunter liegenden Feld angezeigt und kann beliebig erweitert werden. Mit Hilfe der Toolbar kann der Text editiert werden. Selbst Bilder lassen sich über Kopieren und Einfügen in den Text einfügen.

 

Die Groupbox Einsatz-Memo

Bemerkung: Sie können einen Text eingeben, der die Durchführung des Auftrags beschreibt. Dieser Text kann in der Rechnung aufgeführt werden.

Für eine ausführliche Beschreibung, nutzen Sie das freie Textfeld.

Die Erfassung von Tätigkeit, Artikel, Zähler und Spesen

Die Daten, die bei der Hotline-Rückmeldung erfasst werden, sind identisch der bereits bekannten Standard-Rückmeldung, jedoch entfallen hier die Rückmeldung von Teams und Arbeitsplänen.

Hinweis:

Eine Übersicht aller unterbrochenen Hotline-Rückmeldungen kann über das Symbol Hotline-Rückmeldung im Ribbon <Start> angezeigt werden.

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