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Erzeugen eines Auftrags aus einer E-Mail

Häufig werden Störungen vom Kunden per E-Mail mitgeteilt, um die Erfassung eines entsprechenden Service Auftrags so einfach wie möglich zu gestalten, kann per Drag & Drop einer E-Mail auf einen beliebigen Bereich im Ribbon der Hauptmaske ein Serviceauftrag angelegt werden. Dabei werden die Inhalte der E-Mail als Basis für den Auftrag verwendet.

 

Anhand der E-Mail-Absenderadresse wird der Ansprechpartner und somit über den Kunden das Inventar ermittelt. Falls die angegebene E-Mailadresse des Absenders bei keinem Ansprechpartner existiert, so wird eine weitere Suche durchgeführt bei der nur noch die Domain der E-Mailadresse bei der Suche nach den passenden Ansprechpartnern berücksichtigt wird.

Tipp:

Als Domain wird der Teil einer E-Mailadresse bezeichnet, der nach dem @-Zeichen kommt, d.h. bei "eevolution@eevolution.de", wäre die Domain "eevolution.de".
Der Betreff der E-Mail wird als  Bemerkung zum Auftrag eingetragen, sollte er länger als 100 Zeichen sein, so wird er automatisch auf 100 Zeichen gekürzt. Der E-Mail-Text (ohne Bilder) wird dagegen direkt in das Auftragsmemo übernommen.

Die ursprüngliche E-Mail und die in der E-Mail enthaltenen Bilder werden automatisch der Akte des Serviceauftrags hinzugefügt, wenn in der Systemkonfiguration unter „Anlage von Aufträgen aus Emails“ der „Pfad der Akte“ korrekt konfiguriert wurde. Ist dort die Option „Email Anhänge zur Auftrags Akte hinzufügen“ aktiviert, so werden natürlich auch die Anhänge der E-Mail automatisch in der Akte zum Serviceauftrag abgelegt.

Hinweis:

Wurden zum Ansprechpartner mehrere Inventare gefunden, öffnet sich eine Tabelle in der alle Inventare zur Auswahl angeboten werden, bei denen der Email-Absender als Ansprechpartner hinterlegt ist.
Der Benutzer muss dann nur noch Auftragsart, Ausfallart, etc. füllen und kann per OK den Auftrag anlegen.

 

Um diese Funktion zu nutzen, muss die E-Mail auf den Ribbon gezogen (Drag) und dort abgelegt (Drop) werden. Legt man die E-Mail in einem anderen Bereich auf der Hauptmaske ab, so passiert einfach nichts.

 

Verwandte Themen:

Service Aufträge verwalten

Anlage eines Service Auftrags

Ein Auftragsmemo zu einem Serviceauftrag hinterlegen

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