Mit Hilfe des Menüpunkts <
Basis>
<
Vertrag> können Sie
Verträge
für
Inventare anlegen, die über
Vertragsfakturierung,
Auftragsfakturierung
oder
Zählerfakturierung fakturiert werden. Die hier angelegten
Verträge
werden einzelnen Inventaren als
Hauptvertrag
zugeordnet, wobei die
Berechnungskennzeichen der
Vertragsart bestimmen,
wie
Aufträge für das jeweilige
Inventar fakturiert werden.
Verträge, angelegt über das Menü <Details> <
Vertragsinformationen> der Basisdatenverwaltung,
sind so genannte Detailverträge und beinhalten die
Bedingungen und Leistungen,
für die in regelmäßigen Abständen vereinbarte Beträge gezahlt werden.
Die
Anlage von Verträgen, egal ob im Menü
<
Basis> <
Vertrag>
oder <Details> <
Vertragsinformationen>
ist absolut identisch und wird im Folgenden beschrieben:
Nach dem Aufrufen des Menüs wird die folgende
Bearbeitungsmaske zur
Neuanlage bzw.
Bearbeitung von Verträgen geöffnet:

Vertragsdaten
Definieren Sie zuerst, um welche
Art Vertrag
es sich handelt. Die
Basisdatenverwaltung unterscheidet 3
Vertragstypen:
Der Pauschal-
Vertrag dient als Grundlage für
die
Vertragsfakturierung sowie für die
Auftragsfakturierung. Eine Kombination
mit einem
Zähler- oder
Zählerkontingent-Vertrag ist nicht möglich.
Pauschal-
Vertrag
- Aktivieren Sie diese Option, damit ein
Vertrag sowohl für die
Auftragsfakturierung als auch für
Vertragsfakturierung genutzt werden kann.
Bei einem so angelegten
Vertrag ist die Registerkarte
Zähler/
Kontingent deaktiviert.
Zähler-Vertrag:
Durch das Aktivieren des Optionsfeldes
wird der
Vertrag als
Zählervertrag angelegt.
Dadurch wird die
Registerkarte Zähler/Kontingent
aktiviert. Ein
Zählervertrag kann nur mit dem Modul
Zählerfakturierung
berechnet werden.
Zählerkontingent-Vertrag:
Ein
Zählerkontingent-Vertrag ist eine Erweiterung des Zählervertrags.
Diese besteht darin, dass bei Zählerkontingent-Verträgen mit Mengenstaffeln
gearbeitet wird. Auch hier wird die Registerkarte
Zähler/
Kontingent aktiviert.
Zählerkontingentverträge können nur im Modul
Zählerfakturierung berechnet
werden.
Vertrag-Nr.:
Geben Sie eine Vertragsnummer ein, die aus bis zu 20 alphanumerischen
Zeichen bestehen darf.
===Hinweis:
===
Wenn Sie den angezeigten
Vertrag kopieren möchten, klicken Sie auf den
Button

. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie festlegen
können, welche Angaben aus dem
Vertrag in den neuen
Vertrag übernommen
werden sollen.
Hinweis:
Im Feld Vertragsnummer kann die
neue Vertragsnummer eingetragen werden. Der hier eingegebene
Wert wird
beim Schließen als Vertragsnummer in der Vertragsmaske übernommen, sodass
im Idealfall lediglich nur noch auf OK
geklickt werden muss, um den neuen
Vertrag zu speichern. Sofern generell
ein bestimmtes Muster bei der Vergabe der Vertragsnummer verwendet wird,
kann mit Hilfe eines Callout-Skripts, der
Wert im Vertragsnummernfeld
des
Kopieren-Dialogs vorbelegt werden.
Haben Sie die Wahl getroffen und mit OK bestätigt, wird der neue
Vertrag
angelegt.
Bezeichnung:
Tragen Sie hier die
Bezeichnung des Vertrages ein. In das Feld
Bezeichnung
können Sie bis zu 65 alphanumerische Zeichen eingeben. Diese
Daten werden
auch auf der Vertragsrechnung aufgeführt.
Vertragsart:
Über den

-Button oder
F2 können Sie eine
Vertragsart auswählen. Über
den Systemtabelle-Button können Sie die Systemtabelle
Vertragsart
aufrufen.
Für Pauschalverträge besteht die Möglichkeit,
ein vom ursprünglichen
Vertrag abweichendes
Zahlungsintervall
über die Schaltfläche
Neu einzutragen, das ab einem
bestimmten
Datum gültig ist.
Zahlungsintervall:
Das
Zahlungsintervall bestimmt die Abstände, in denen der
Vertrag fakturiert
werden soll. Es können nur
Verträge fakturiert werden, für die ein
Zahlungsintervall
eingetragen ist. Wollen Sie einen
Vertrag nicht fakturieren (das heißt, es findet
keine
Vertragsfakturierung statt), können Sie das Feld
Zahlungsintervall
leer lassen bzw. aus dem Listenfeld den
Eintrag keine auswählen. Folgende
Zahlungsintervalle sind verfügbar:
Fakturiere
am: Geben Sie in dieses Feld nur ein entsprechendes
Datum ein,
wenn der
Vertrag nicht zu
Beginn des jeweiligen Fakturierungszeitraums
zur
Berechnung vorgeschlagen werden soll. Liegt das
Datum im Feld Fakturiere
am nach dem
Datum im Feld
Fakturiert ab, wird der
Vertrag erst dann in
Vertragsfakturierung berücksichtigt, wenn das Fakturiere am-
Datum
erreicht ist. Der
Zeitraum zwischen diesen Datumsangaben wird berechnet.
Nach
Durchführung:
Soll ein
Vertrag erst berechnet werden, wenn die Dienstleistungen (zum
Beispiel Wartung) dazu erbracht wurden, muss dieses Optionsfeld aktiviert
werden.
Geschäftsjahr
ab: Falls ein
Kunde Tages genaue Abrechnungen wünscht, können Sie
hier den
Monat und den
Tag eintragen,
an dem der Abrechnungszeitraum beginnt.
Beispiel:
Der
Kunde wünscht eine monatliche
Berechnung des Vertrages ab dem 15.
Januar. Wählen Sie den
Monat Januar und tragen Sie im Feld
Tag die 15
ein. Die
Berechnung erfolgt somit vom 15.01. bis zum 14.02.; dann wieder
vom 15.02. bis 14.03. usw.
Pauschale:
Geben Sie die
Pauschale für den
Vertrag ein. Der hier eingetragene
Betrag
bildet die Grundlage für Vertragsrechnungen.
Die
Zahlart, das heißt, wie oft die
Pauschale in
Rechnung gestellt wird,
geben Sie im Feld
Pauschalen-Bezug
an. Diese Angabe kann von der Angabe im Feld
Zahlungsintervall abweichen.
Währung:
Wählen Sie über das Pull-Down-Menü die
Währung aus, in der die Beträge
des Vertrags fakturiert und angegeben werden sollen. Soll ein
Betrag in
einer Fremdwährung fakturiert werden, rechnet das
System den
Betrag der
Mandantenwährung über den EURO in die Fremdwährung um.
Vertragsfakturierung
in Vertragswährung: Bei der
Neuanlage von Pauschalverträgen besteht
jetzt die Möglichkeit, diese Option zu aktivieren. Damit wird bei der
Berechnung von Verträgen die
Währung des
Rechnungsempfängers übersteuert.
Das kann
zum Beispiel dann notwendig sein, wenn Sie mit einem
Kunden im Ausland
einen
Vertrag in einer separaten
Währung abschließen, die nicht die
Währung
des
Kunden ist, z.B. US-Dollar für einen
Kunden in Mexiko.
Hinweis:
Diese Option ist nur bei der
Neuanlage von Verträgen verfügbar!
Gekündigt
zum: Mit dem Kündigungsdatum wird das
Ende der
Berechnung des Vertrags
angegeben. Dieses
Datum wird in
Vertragsfakturierung ausgewertet.
(Nicht zu verwechseln mit
Gekündigt am unter Diverses, welches ein reines
Infofeld ist.)
Sammelrech-Kz.:
Über ein Sammelrechnungskennzeichen können Sie bei
Einstellung des Rechnungstyps
Sammelrechnung
Standort bzw. Sammelrechnung Debitor mehrere
Verträge zu
einer
Rechnung zusammenfassen.
Hinweis:
Alle
Verträge mit gleichem Sammelrechnungskennzeichen werden zu einer
Rechnung zusammengefasst.
Beispiel:
Sie haben ein
Inventar mit der
Inventar- Nr. B1000 und der Vertragsnummer
AB100, das jährlich fakturiert wird. Das zweite
Inventar hat die
Inventar-
Nr. B2000 und die Vertragsnummer XY200 und wird monatlich fakturiert.
Wenn Sie beiden Verträgen das gleiche Sammelrechnungskennzeichen geben
(max. 10 alphanumerische Zeichen), werden bei der Erstellung einer
Rechnung
für dieses
Kennzeichen am Anfang eines Jahres beide
Inventare auf einer
Rechnung aufgeführt.
Rechnungstyp:
Legen Sie in diesem Feld fest, wie dieser
Vertrag in der
Vertragsfakturierung
behandelt werden soll:
- als Einzelrechnung
- als Sammelrechnung bezogen auf den Standort
-
als Sammelrechnung bezogen auf den Debitor
Abw.
Re.-Empf.:
Hier können Sie erst dann einen abweichenden
Rechnungsempfänger auswählen,
wenn der
Vertrag bereits einem
Inventar zugeordnet wurde, das mit einem
Kunden verknüpft ist und der über mindestens einen abweichenden
Rechnungsempfänger
verfügt.

-Vertragshistorie:
Über dieses Symbol werden alle
Änderungen eines Vertrages in der Historie
dargestellt.

Dabei kann die
Suche auch auf die Bestandteile
eines Vertrags zurückgreifen. Die
Gruppierung nach Änderungskriterien
wie
Login des Benutzers oder
Monat oder
Jahr
der
Änderung ist ebenfalls möglich.
Folgende
Daten werden beim Hinzufügen bzw.
Ändern eines Vertrages protokolliert:
- der neu angelegte Vertrag
mit Vertragsnummer, Vertragstyp, Bezeichnung, Vertragsart, Fakturiere
am-Datum, nach Durchführung, Geschäftsjahr, Geschäftsjahr-Tag, Pauschale,
Währung, Pauschalen-Bezug, Faktura in Vertragswährung, Gekündigt zum-Datum,
Sammelrechnungskennzeichen, Rechnungstyp, Anlagedatum, Erfassungsintervall
und Vertragskalkulation wiederherstellen
- das Verbinden und Trennen
eines Detailvertrags
von Inventar mit Vertragsnummer
- sowie Änderungen folgender
Informationen:
- Zahlungsintervall mit
Fakturiert ab-Datum und Zahlungsintervall
- Rabatte mit alten und
neuen Werten für Position, Rabatt, Beginn, Ende
- Preisänderung mit alten
und neuen Werten für Datum, Pauschale, kalkuliert
- Vertragsänderung
mit alten und neuen Werten für Datum, Vertragsart
Hinweis:
Eine kleine Besonderheit gibt es bei Oracle-Datenbanken zu beachten; hier
werden
Änderungen an den wesentlichen Vertragsdaten nicht immer in einer
Zeile dargestellt, sondern können auf zwei Zeilen aufgeteilt sein, selbst
wenn die
Änderung der
Daten in einem einzelnen Schritt erfolgt ist. Die
übrigen
Daten werden aber nach Typen gruppiert dargestellt.
Für eine
Übersicht über die
Änderungen am
Langtext des Vertrags steht im oberen Teil des Dialogs die Schaltfläche
Memo-Historie zur Verfügung. Bei
Betätigen werden in der Tabelle nur die Langtexte mit ihrem jeweiligen
Änderungsdatum angezeigt. Zum Wechsel zurück zu den Vertrags- und Zusatzdaten
kann die Schaltfläche erneut betätigt werden, die nach dem ersten Betätigen
in Vertragshistorie umbenannt
wurde. Die
Einschränkungen in den Feldern
Suche und Gruppieren nach sind
für die
Memo-Historie ohne Wirkung. Per Doppelklick auf einen
Eintrag
in der Spalte
Text, lässt sich
wie gewohnt ein
Langtext-Fenster mit dem entsprechenden
Text aufrufen.
Wichtig:
Die Überwachung und Protokollierung der Vertragsänderungen erfolgt mit
Hilfe von Datenbank-Triggern. Zur
Anlage der Trigger wird ein zusätzliches
Skript benötigt, das beim Update des Moduls
Basisdaten verwendet wird.
Dieses hat den
Namen ASM_inc_VHist.wts
und muss über das Installationsmodul eingelesen werden.
Über den Button

wird ein Fenster angezeigt, in dem Sie dem
Vertrag Kostendaten,
wie zum Beispiel eine
Kostenart,
eine
Kostenstelle, einen
Kostenträger und/oder ein
Kostenprojekt zuordnen
können.
Hinweis:
Die hier definierten Kostendaten beziehen sich
NUR auf diesen
Vertrag,
nicht auf das
Inventar.
Klicken Sie auf den
Memo Button

, um ein Fenster zu öffnen, in dem Sie einen
Langtext zum
Vertrag eingeben können. Nach erfolgter Eingabe ändert sich das Symbol

.
Mit dem Button

können Sie
die Funktion
Akte starten. Über diese Funktion
können Sie dem
Vertrag Dokumente zuordnen, wie beispielsweise Bauanleitungen, Zeichnungen
usw. Ist eine
Akte hinterlegt, wird das durch ein geändertes Symbol

dargestellt.
Mit dem
Drucken
- Button

können Sie zum einen die Vertragsdaten aber auch
eine Vertragsangebot drucken. Beides wird Ihnen in der
Report-
Auswahl
angezeigt. Anschließend öffnet sich der
Druck-Dialog.

: Mit Hilfe dieser Button
rufen Sie von Ihnen selbst mittels
VBA entwickelte Aktionen oder Funktionen
auf.
Die
Detail-Informationen zu einem
Vertrag,
die sich auf der rechten Seite der Maske befinden, werden aufgrund ihrer
Komplexität in den folgenden Kapiteln separat erläutert:
Vertrag - Register Pauschal-VertragVertrag - Register Zähler/KontingentVertrag - Register AuftragsfakturierungVertrag - Register DiversesVertrag - Register ArbeitspläneVertrag - Register EinkaufsseiteVertrag - Register VertragsaufwendungenVertrag - Register Inventare