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Aufträge mit Workflow

Voraussetzung für das Arbeiten mit einem Workflow ist die vorhergehende Einrichtung  und die Zuordnung zu einer oder mehreren Auftragsarten. Bei der Anlage eines Service-Auftrags, der mit Hilfe eines Workflows bearbeitet werden soll, muss zwingend eine Auftragsart gewählt werden, der zuvor ein Workflow zugeordnet wurde.  Wird dieser Service-Auftrag in der Hauptmaske geladen, kann man den Workflow im Ribbon <Details> über den Button Aufträge mit Workflowin der Toolbar aufrufen. Der historische und der voraussichtlich weitere Verlauf des Auftrags gemäß den Workflow-Details werden in einer Baumstruktur angezeigt:
Aufträge mit Workflow
Die Einträge werden nach folgenden Kriterien farblich gekennzeichnet:
  • Graue Einträge: Der Hauptworkflow und die Unterworkflows werden zur besseren Unterscheidung grau dargestellt. Der Eintrag selbst kann nicht erledigt werden, sondern die Vorgänge die ihm zugeordnet sind, müssen bearbeitet werden.
  • Aufträge mit Workflow : Diese Verzweigung symbolisiert eine Fallunterscheidung. Ebenso wie Workflows, können diese Positionen nicht selbst als Erledigt gekennzeichnet werden.
  • - Rote Einträge: Dabei handelt es sich um Vorgänge die in den Systemeinstellungen als Pflicht markiert wurden bzw. nachträglich bei dem Auftrag zum Pflicht-Vorgang deklariert wurden.
  • - Gelbe Einträge: Diese Positionen sind „Teilerledigt“
  • Grüne Einträge: Diese Positionen sind abgearbeitet und gelten als „Erledigt“.
  • Schwarze Einträge: Diese Positionen sind nicht als Pflicht-Vorgang gekennzeichnet
  • Fette Einträge: Die Position, die fett dargestellt wird, ist die Position, die als nächstes abgearbeitet werden muss.

Hinweis:

Einträge, die bereits bearbeitet wurden, erhalten einen anderen Text, als nicht bearbeitete Einträge. Nach der Bezeichnung des Vorgangs folgt in Klammern der Zähler (zum wievielten Mal der Eintrag bearbeitet wurde) und das Login des Mitarbeiters, der zuletzt an dem Eintrag gearbeitet hat.
 

Im oberen Bereich der Maske wird der Auftragsstatus des zuletzt bearbeiteten Vorgangs angezeigt. Hier handelt es sich um den (frei definierbaren) Status, in dem sich der Auftrag momentan befindet. Dieser ist unabhängig vom Auftragsstatus der Hauptmaske.

 

Bearbeiten von Vorgängen

Um den Status eines Vorgangs zu ändern, muss der betreffende Eintrag markiert werden. Nun kann entweder über einen Rechtsklick oder über die Button Aufträge mit Workflow in der Toolbar der entsprechende neue Status ausgewählt werden:

Auf offen setzen

Auf teilerledigt setzen

Auf erledigt setzen

Pflicht-Arbeitsschritte müssen im Laufe der Bearbeitung des Auftrags erledigt werden, allerdings ist es möglich, einen Arbeitsschritt weiterzugehen, wenn der Pflicht-Arbeitsschritt „teilerledigt“ ist. Wird ein Eintrag auf „Teilerledigt“ oder „Erledigt“ gesetzt, wird geprüft, ob es zwischen diesem und dem zuletzt geänderten Eintrag, Vorgänge gibt, die Pflicht sind und noch nicht bearbeitet worden sind. Eine entsprechende Meldung wird angezeigt.

Es erfolgt ebenfalls eine Prüfung der  Bearbeitung von Fallunterscheidungen, sobald ein Vorgang auf „Teilerledigt“ oder „Erledigt“ gesetzt wird. Bevor ein Vorgang nach einer Fallunterscheidung bearbeitet werden kann, muss in der Fallunterscheidung eine Auswahl getroffen worden sein.

Hinweis:

Innerhalb einer Fallunterscheidung darf nur eine Auswahl getroffen werden. Jeder Vorgang bzw. Unterworkflow gilt dabei als ein Weg und dieser muss eingehalten werden. Wird probiert mehrere Einträge unter einem Workflow auf „Teilerledigt“ oder „Erledigt“ zu setzen, weist eine  Meldung darauf hin.

Zurücksetzen von Vorgängen

Ein bereits „teilerledigter“ oder „Erledigter“ Vorgang kann wieder auf den Status "Offen" geändert werden, so dass eine erneute Bearbeitung notwendig wird. Allerdings wird der Eintrag dabei auf Pflicht gesetzt.

Hinweis:

Wichtig ist diese Möglichkeit für Fallunterscheidungen, wo bereits ein Weg gewählt worden ist, der sich aber als nicht richtig herausgestellt hat. Auf diese Weise wird der Vorgang wieder auf „Offen“ gesetzt und es kann ein anderer Weg der Fallunterscheidung eingeschlagen werden.

Erledigen eines Auftrages

Erst, wenn der Workflow bis zum Ende bzw. zum letzten Pflichteintrag bearbeitet wurde, kann ein Auftrag über die Rückmeldung erledigt werden. Vorher wird durch eine Meldung darauf hingewiesen, dass der Workflow vollständig abgearbeitet werden muss.

 

Die Tabelle im unteren Bereich ist eine Art Logbuch mit chronologischer Fortschreibung des kompletten Ist-Ablaufs zum individuellen Auftrag.

Aufträge mit Workflow

Hier wird in chronologischer Reihenfolge angezeigt, wie der Workflow bearbeitet wurde. Sobald sich der Status eines Vorgangs ändert, erscheint dort ein neuer Eintrag. Folgende Daten werden protokolliert: Jede Position wird in einer Farbe dargestellt, welche die Statusänderung des Vorgangs anzeigt. Die Farbvergabe ist identisch der Farbverwendung in der Baumansicht.

Hinweis:

Die Tabelle kann durch Doppelklick auf die Spaltenüberschriften umsortiert werden.
Diese Vorgänge sind auch im Auftrags-Archiv verfügbar.

 

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Arbeiten mit Workflows

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