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ZUGFerD Rechnungen einlesen

In der Liefertabelle kann man nun über den Button „Elektronische Rechnung einlesen“ zur gewählten Bestellung aus der Tabelle eine ZUGFerD-Rechnung einlesen, um die Verbuchung einer eingelagerten Lieferung zu vereinfachen. Dies wird erreicht, indem das Abgleichen der Positionen, sowie das Aktualisieren von Einkaufspreis, Rabatt und Mehrwertsteuer durch die Zuweisung der Bestellpositionen automatisiert stattfindet.

Hinweis:

Dieser Button steht nicht zur Verfügung, wenn für ein ELO-Ablageziel die Option ""Beim Ablegen externer Dokumente im Rechnungseingangsbuch die Funktion "Elektronische Rechnung einlesen" aktivieren, wenn es sich um ein ZUGFeRD-Dokument handelt." aktiviert wurde.

In diesem Fall wird bei der Ablage einer elektronischen Rechnung im ZUGFeRD-Format auf dieses Ablageziel die hier beschriebene Funktion "Elektronische Rechnung einlesen" aufgerufen, um die Aktualisierung von Einkaufspreis, Rabatt und Mehrwertsteuer durch die Zuweisung der Bestellpositionen zu den Rechnungspositionen vorzunehmen, und im Anschluss das Dokument automatisch in ELO gemäß der Konfiguration des Ablageziels abzulegen.
ZUGFerD Rechnungen einlesen

Dabei muss für die gewählte Bestellung die Währung Euro vorliegen, sonst kann nicht mit ZUGFerD gearbeitet werden und der Ladevorgang wird mit dieser Meldung abgebrochen:

ZUGFerD Rechnungen einlesen

Anschließend öffnet sich der Explorer, in dem nun die ZUGFerD-Rechnung ausgewählt werden kann. Von eEvolution werden nur Rechnungen, die mindestens das Profil COMFORT bei ZUGFeRD 1.0-Dokumenten und EN16931 bei Factur-X/ZUGFeRD 2.1-Dokumenten aufweisen, unterstützt. Aus technischen Gründen können Informationen, die von Factur-X/ZUGFeRD 2.1-Format nicht mehr bereitgestellt werden, auch bei ZUGFeRD 1.0-Dokumenten nicht eingelesen werden. Werden Rechnungen in einem niedrigeren ZUGFeERD-Format hochgeladen, so erscheint folgende Meldung:

ZUGFerD Rechnungen einlesen

WICHTIG:

Für das Einlesen von Rechnungen im Factur-X/ZUGFeRD 2.1-Format ist eine zusätzliche (kostenpflichtige) Lizenz notwendig!
 

Wurde eine korrekte Rechnung eingelesen, öffnet sich anschließend ein Fenster, in dem auf dem linken Seite eine Vorschau der Rechnung im .pdf Format angezeigt wird, die sich den getätigten Änderungen anpasst. Auf der rechten Seite finden sich 3 Tabellen.

ZUGFerD Rechnungen einlesen

Im Bereich „Artikel der Rechnung“ werden zu Beginn alle Artikel aus der ausgewählten ZUGFerD-Rechnung aufgelistet. Nachdem diesen dann ein Artikel zugeordnet wurde, wird der ursprüngliche Artikel durch den anderen ersetzt. Den Status der Zuordnung erkennt man am Symbol in der ersten Spalte.

Der Bereich „Nicht zugeordnete Artikel“ zeigt alle Artikel aus der Bestellung, die noch keinem Artikel aus dem oberen Bereich zugeordnet wurden.

Um unteren Bereich „S-Code“ werden noch weitere Informationen zur eingelesenen Rechnung angezeigt, wie z.B. der Lieferant.

Die Zuordnung nimmt man folgendermaßen vor: Man wählt einerseits den Tabelleneintrag mit dem Artikel aus der Bestellung im zweiten Bereich aus, den man einem Rechnungsartikel zuordnen möchte. Genauso wird der Tabelleneintrag mit dem Artikel aus der Rechnung im oberen Bereich ausgewählt, dem vorheriger Artikel zugeordnet werden soll. Über den Button ZUGFerD Rechnungen einlesen wird die Zuordnung vollzogen.

Anschließend ist der Artikel aus dem zweiten Bereich verschwunden und kommt in den oberen Bereich anstelle des Rechnungsartikels. Dabei können folgende beiden Szenarien auftreten:
  • Wird eine Bestellposition einer Rechnungsposition zugewiesen, deren Rechnungsmenge kleiner oder gleich der Bestellmenge ist, erfolgt eine 1:1 Zuweisung. Dabei wird diese Differenz in der Tabelle angezeigt. Die Bestellmenge wird aber bei einer Abweichung nicht geändert, da dies zu dem Zeitpunkt nicht mehr möglich ist.
  • Wird eine Bestellposition einer Rechnungsposition zugewiesen deren Rechnungsmenge größer als die Bestellmenge ist, wird die Rechnungsposition aufgesplittet in eine Rechnungsposition mit der Rechnungsmenge gleich der Bestellmenge, welche dann der gewählten Bestellposition zugeordnet wird. Dazu kommt eine Rechnungsposition mit der Restmenge, die dem Nutzer die Möglichkeit gibt, diese Position mit einer weiteren Bestellposition zu verknüpfen.
Die Zuordnung wir mit diesen Symbolen dargestellt:
  • ZUGFerD Rechnungen einlesen für Positionen die noch keine Zuweisung erhalten haben.
  • ZUGFerD Rechnungen einlesen für Positionen die Zugewiesen wurden aber deren Artikelpreise sich unterscheiden.
  • ZUGFerD Rechnungen einlesen für Positionen die erfolgreich Zugewiesen wurden.
Nachdem dann mit Übernehmen die Zuweisungen gespeichert wurden, schließt sich das Fenster. Im Rechnungseingangsbuch werden nun die Lieferpositionen zu der ausgewählten Bestellung mit allen getätigten Änderungen geöffnet und kann hier nochmals gespeichert werden. Alle geänderten Einträge werden dabei mit einem kleinen Häkchen versehen.

ZUGFerD Rechnungen einlesen

 

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