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Einrichtung von Schattenbelegen

Einrichtung von Schattenbelegen¶

Durch die Einrichtung eines "Schattenbelegs" die in der Export-Steuerung eingerichteten Aktionen für einen Report über den Applikationsserver ausführen zu lassen, während der Ausdruck auf dem physischen Druckziel unabhängig davon vorgenommen wird. Da die Ausführung der Export-Steuerungseinträge in diesem Fall über den "Schattenbeleg" und den Applikationsserver erfolgt, stehen einige Features der Export-Module beim Einsatz eines Schattenbelegs nicht mehr zur Verfügung, weitere Informationen zu den Anforderungen und Einschränkungen der Schattenbelege finden Sie unter "Asynchrone Ausführung der Exportmodule über den Applikationsserver (Schattenbelege)"

Kurze Übersicht: ¶

• Schritt 1: Reportdefinition für einen Schattenbeleg anlegen
• Schritt 2: Export-Lookup für Reportdefinition des Schattenbeleg hinterlegen
• Schritt 3: Originalbeleg und Schattenbeleg in der Export-Steuerung verknüpfen
• Schritt 4: Konfiguration der Schattenbelege in der Export-Steuerung

Schritt 1: Reportdefinition für einen Schattenbeleg anlegen¶

1. Öffnen Sie das Modul "iReport".
2. Klicken Sie auf "Suchen" und geben Sie in dem Dialog "Suchen nach" bei Bedarf eine Einschränkung auf den gesuchten Report ein:
3. Wählen Sie in der F2-Auswahl "iReport" die Reportdefinition aus zu der Sie einen Schattenbeleg erstellen möchten (1) und laden Sie diese mit einem Klick auf "OK" (2):
4. Klicken Sie auf "Neu" - „Kopieren“ und bestätigen Sie die Abfrage, ob Sie den Report kopieren möchten mit "Ja":
5. Es öffnet sich der Dialog "Speichern unter" in dem Sie folgende Einstellungen vornehmen:
   1. Tragen Sie eine eindeutige und aussagekräftige Bezeichnung für den Schattenbeleg in das Feld "Langbez." ein, so dass dieser bei der Konfiguration in der Export-Steuerung schnell und einfach gefunden werden kann.

1. Die Reportdefinition für den Schattenbeleg wurde erfolgreich angelegt. Wiederholen Sie die Schritte 2 - 5 für alle weiteren benötigten Schattenbelege.

Bitte beachten Sie:¶

Denken Sie daran, dass Sie für jede in dem Dialog "Report benennen" hinterlegte Reportdatei (*.lst-Datei), die über einen Schattenbeleg exportiert werden soll, eine eigene Reportdefinition mit genau dieser Reportdatei (*.lst-Datei) anlegen müssen.

Schritt 2: Export-Lookup für Reportdefinition des Schattenbeleg hinterlegen ¶

Neben dem Eintrag in der Export-Steuerung muss für jeden Eintrag in der Export-Steuerung auch ein XML Lookup Eintrag erzeugt werden, damit die Exportmodule den Export durchführen können.

1. Öffnen Sie den Dialog "RepYourSelf-Lookup" in der Verwaltung unter "System" - "Export-Lookup":
2. Scrollen Sie zu dem Schattenbeleg und tragen Sie den Export-Lookup für den Schattenbeleg in die Spalte "Query" ein. Für die Rechnung aus dem Standard die Abfrage würde der Export-Lookup z.B. wie folgt aussehen:

1. Speichern Sie die angepassten Querys mit einem Klick auf "Datei" - "Speichern" oder das Symbol .

Schritt 3: Originalbeleg und Schattenbeleg in der Export-Steuerung verknüpfen ¶

Damit beim Drucken eines Belegs automatisch die Export-Steuerungseinträge des Schattenbelegs im Applikationsserver ausgeführt werden können, muss zuerst in der "Export-Steuerung" ein neuer Eintrag angelegt werden, in dem der Originalbeleg der dazugehörige Schattenbeleg zugeordnet wird.

1. Öffnen Sie die Verwaltung unter und wählen Sie den Menüpunkt "System" und den Unterpunkt "Export-Steuerung" aus. Es öffnet sich der Bildschirm "Export-Steuerung":
2. Klicken Sie auf das Symbol um einen neuen Eintrag in der Tabelle einzufügen, der neue Eintrag wird mit einem grünen markiert.
3. Drücken Sie in der Spalte "Reportbezeichnung" auf F2 und wählen Sie den gewünschten Originalbeleg aus, den Sie mit einem Schattenbeleg verknüpfen möchten. Sie können hier natürlich die gewohnte F2-Funktionalität nutzen und auch vorher bereits den Report manuell eingeben bzw. die Auswahl in der F2-Liste reduzieren. Bitte bestätigen Sie im Anschluss ihre Auswahl aber IMMER mit F2, damit der richtige Report geladen werden kann.
4. Ändern Sie bei Bedarf die Bezeichnung in der Spalte "Bezeichnung", wenn dort etwas anderes als die Reportbezeichnung stehen sollte. Sie können hier z.B. zusätzlich zur Reportbezeichnung die Art von Exports hinzufügen.
5. Wählen Sie in der Spalte "Empfängerart" die Empfängerart aus. Es stehen dabei die folgenden Möglichkeiten zur Auswahl:
   • Interessent
   • Kunde
   • Lieferant
   • Mitarbeiter
   Es sollte immer die Empfängerart ausgewählt werden, an welche später der Beleg in der Regel verschickt wird. Eine Auftragsbestätigung wird i.d.R. an den Kunden verschickt und eine Bestellung an den Lieferanten.
6. Das Befüllen der Spalten "Kunde", "Lieferant", "Mitarbeiter" und "Interessent" ist optional und immer dann interessant, wenn Sie für einen Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter oder Interessent eine spezielle Exportmodulkonfiguration hinterlegen möchten. Diese Exportmodulkonfiguration wird im Anschluss nur für diesen Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter oder Interessent verwendet. Sie haben so die Möglichkeit jedem Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter oder Interessenten eine individuelle Exportmodulkonfiguration zu hinterlegen.

1. Wählen Sie in der Spalte "Ausgabeart" den Punkt "Exportmodul" aus.
2. Wählen Sie in der Spalte "Export-Dokument" das Export-Dokument "eEvolution Appserver Job | 1.0" aus.
3. Wählen Sie in der Spalte "Export-Moduldaten" den Eintrag "Default | 1.0" aus.
4. Wählen Sie in der Spalte "Exportmodul" den Punkt "eEvolution Appserver-Export | 1.0" aus, damit die korrekten Daten für die Zuordnung zu einem Schattenbeleg gezogen werden können.
5. Klicken Sie nun doppelt in die Spalte "Exportmodul-Konfiguration" und es öffnet sich der Bildschirm "Appserver-Export-Konfiguration", in dem Sie den Schattenbeleg zuordnen können:
6. Drücken Sie in der Spalte "Laufende Reportnummer" oder "Reportbezeichnung" auf F2 und wählen Sie den gewünschten Schattenbeleg aus, den Sie mit dem Originalbeleg verknüpfen möchten. Sie können hier natürlich die gewohnte F2-Funktionalität nutzen und auch vorher bereits den Report manuell eingeben bzw. die Auswahl in der F2-Liste reduzieren. Bitte bestätigen Sie im Anschluss ihre Auswahl aber IMMER mit F2, damit der richtige Report geladen werden kann.
7. Bestätigen Sie die Zuordnung mit einem Klick auf "OK" und kehren Sie damit in den Dialog "Export-Steuerung" zurück.

1. Setzen Sie einen Haken in der Spalte "Nicht Drucken", wenn kein Ausdruck des Belegs erfolgen soll und nur die Exporte ausgeführt werden sollen.

1. Das Befüllen der Spalte "Init-Funktion" ist optional und nicht zwingend erforderlich. Sie haben hier die Möglichkeit die bereits vorhandenen Daten selbst zu erweitern, indem Sie die Init-Funktion aus dem ABizI-Exportmechanismus verwenden und über Skripting-Code die gewünschten Daten nachladen.
2. Klicken Sie in der Spalte "Druckzielfilter" auf F2 und es öffnet sich der Bildschirm "Export bei folgenden Druckzielen". Hier können Sie festlegen, bei welchen Druckzielen im Dialog "Drucken" die für den Schattenbeleg konfigurierten Export-Steuerungseinträge ausgeführt werden sollen: Aktivieren Sie hier die Druckziele, bei denen die für den Schattenbeleg konfigurierten Export-Steuerungseinträge ausgeführt werden sollen und deaktivieren Sie alle Druckziele, bei denen kein Export vorgenommen werden soll. Bestätigen Sie ihre Änderungen mit einem Klick auf "OK".
3. Aktivieren Sie die Zuordnung zwischen Originalbeleg und Schattenbeleg, indem Sie die Checkbox in der Spalte "Aktiv" aktivieren.

1. Speichern Sie die Zeile in der Tabelle mit einem Klick auf das Symbol . Sollte eine Pflichtspalte nicht korrekt befüllt worden sein, erhalten Sie eine entsprechende Warnung mit dem Hinweis auf die betroffene Spalte und können diese korrigieren. Das Speichern ist nur dann möglich, wenn alle Pflichtspalten mit validen Daten befüllt worden sind.

Schritt 4: Konfiguration der Schattenbelege in der Export-Steuerung ¶

Richten Sie in der Export-Steuerung alle für den Originalbeleg benötigten Belegexporte für den Schattenbeleg an, der mit dem Originalbeleg verknüpft wurde, nähere Informationen zur Einrichtung finden Sie bei den jeweiligen Belegexporten.

Es stehen in diesem Zusammenhang die folgenden Belegexporte zur Verfügung:

• eEvolution Beleg-Mailexport |1.0 Hierbei handelt es sich um den automatischen E-Mailversand, nähere Informationen zu diesem Thema erhalten Sie unter "Einrichtung automatischer E-Mailversand"
• eEvolution ELO-Export | 1.0 Hierbei handelt es sich um die automatischen Export von Belegen beim Drucken über die eEvolution ELO-Schnittstelle, nähere Informationen zu diesem Thema erhalten Sie in der Dokumentation zur eEvolution ELO-Schnittstelle.
• eEvolution FileSystem-Export | 1.0 Hierbei handelt es sich um den automatischen PDF-Export beim Drucken von Belegen, nähere Informationen erhalten zu diesem Thema Sie unter "Einrichtung eines PDF-Exports".

BITTE BEACHTEN SIE: ¶

Bei der Verwendung von Schattenbelegen können zahlreiche Funktionen der Export-Module nicht mehr verwendet werden, da die tatsächliche Abarbeitung über den Applikationsserver und einen anderen Report erfolgt. Diese werden unter "Einschränkungen von Schattenbelegen" näher erläutert.

 

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