ELO einrichten - Eine Kurzübersicht der notwendigen Schritte
Bevor Sie die Schnittstelle zu ELO in Form der
eEvolution ELO-Integration ( Modulnummer 1108) nutzen können, müssen Sie dieses erst einmal installieren, lizenzieren und anschließend die grundlegende Ersteinrichtung vornehmen, um die eEvolution ELO-Integration im Anschluss verwenden zu können. Im Folgenden werden die ersten Schritte für die Einrichtung der eEvolution ELO-Integration kurz vorgestellt, für nähere Informationen zur Einrichtung und Konfiguration eEvolution ELO-Integration lesen Sie bitte die in den einzelnen Schritten angegebenen weiterführenden Themen.
Wichtig:
Die eEvolutution ELO-Integration kann zur Zeit nur mit einem Microsoft SQL-Server verwendet werden und steht für Oracle noch nicht zur Verfügung.
Bevor Sie die
eEvolution ELO-Integration (Modulnummer 1108) verwenden können, müssen Sie das dazugehörige Modul in der
Installation/Administration installieren, lizenzieren und anschließend die grundlegende Ersteinrichtung vornehmen und die ersten Einstellungen vornehmen, lesen Sie mehr zu diesem Thema unter
"eEvolution ELO-Integration installieren & lizenzieren".
Damit ein
Benutzer den
Belegexport, die
iSearch und die Ablage von externen Dokumenten nutzen kann, muss das Modul "eEvolution ELO-Integration" für ihn installiert sein, lesen Sie mehr zu diesem Thema unter "
Benutzerinstallation von ELO" .
Schritt 3: Benutzerrechte für die Konfiguration der eEvolution ELO-Integration
In den einzelnen Modulen sind bestimmte Menüpunkte für die Konfiguration der eEvolution ELO-Integration in der Verwaltung nur verfügbar, wenn dem
Benutzer in der
Installation/Administration die entsprechenden
Rechte zugeordnet worden sind.
Um die Schnittstelle auch in den einzelnen Modulen konfigurieren zu können, benötigt ein
Benutzer die folgenden beiden Menürechte aus dem Modul "
Desktop":
Solange einem
Benutzer diese
Rechte nicht zugeordnet sind, kann er diese Menüpunkte in der Verwaltung nicht sehen, lesen Sie mehr zu diesem Thema unter "
Benutzerrechte für die Konfiguration der eEvolution ELO-Integration" .
Schritt 4: Systemkonfiguration einrichten
Die globalen Einstellungen für die eEvolution ELO-Integration finden Sie auf dem Reiter "
DMS" unter
"ELO" in der Systemkonfiguration, wo Sie pro
Mandant die
Ablageverzeichnisse für die Exportdateien, die Logdateien und die Fehlerdateien festlegen können. Der Dialog "
Systemkonfiguration" ist über den Menüpunkt "
Systemkonfiguration" unter "
System" in der Verwaltung zu erreichen, welche über das Symbol
zu erreichen ist, lesen Sie mehr zu diesem Thema unter
"Einstellungen für die eEvolution ELO-Integration in der System Konfiguration"
Bevor der
Dienst für den
Import von ELO installiert wird, sollte idealerweise das Logging gemäß der Beschreibung unter "
Einrichtung des Loggings für ELO" eingerichtet werden. Es ist natürlich auch möglich das Logging erst im Anschluss einzurichten, jedoch sollte die Einrichtung auf keinen Fall vergessen werden.
Schritt 6: ELO Importer einrichten
Nach dem Export eines Beleges aus eEvolution heraus soll dieser gemäß der in der Exportsteuerung über den "
ELO ELO-Exportkonfigurator" festgelegten Einstellungen in den ELO-
Indexserver importiert werden. Der
Import wird pro
Mandant über einen
Dienst durchgeführt, welcher im Standard den Namen "
ELOImporterDienst" trägt. Natürlich können bei mehreren Mandanten auch mehrere Dienste für den
Import eingerichtet werden, lesen Sie mehr zu diesem Thema unter "
Einrichtung des ELO-Importers".
Bevor Sie über ELO ihre Dokumente ablegen können, müssen Sie die entsprechenden Indexserverkonfigurationen für ihre Mandanten einrichten. Über den Dialog "
Indexserverkonfiguration" unter
System in der
Verwaltung können Sie die verschieden
Indexserver für die Ablage über ELO konfigurieren und die Verbindung zu einem
Indexserver testen, lesen Sie mehr zu diesem Thema unter "
Indexserverkonfiguration für ELO einrichten".
Beim Drucken eines Reports über den Dialog "
Drucken" kann dieser automatisch verschlagwortet und anschließend nach ELO exportiert werden, wenn ein passender Eintrag für dieses Druckziel und diesen
Report der
Export-Steuerung vorhanden ist. Für den Export der einzelnen Belege kann pro Eintrag in der
Export-Steuerung u.a. konfiguriert werden:
In der
Export-Steuerung kann anschließend die Konfiguration der Belege vorgenommen werden, die beim Drucken automatisch verschlagwortet und nach ELO exportiert werden sollen. Lesen Sie mehr zu diesem Thema unter "
Voraussetzungen für das Exportieren von Belegen beim Drucken (Belegexport) ", "
Belege für den Export nach ELO einrichten" und "
Verwenden des Belegexports in den Modulen".
Mit der "
Ablage externer Dokumente" ist die Ablage von zusätzlichen Dokumenten zu einem Vorgang oder einem Stammdatensatz in einem Modul von eEvolution gemeint, die nicht in eEvolution selbst erzeugt worden sind. Dabei kann es sich um unterschiedliche Arten von Dokumenten handelt, wie z.B. PDFs, E-Mails oder Bilder, die man zu einem bestimmten Vorgang, wie z.B. einem
Angebot,
Auftrag, Bestellung,
Lieferschein oder
Rechnung bzw. einem Stammdatensatz, wie z.B.
Artikel,
Kunde oder
Lieferant, ablegen möchte.
Haben Sie einen oder mehrere Einträge in der
Export-Steuerung hinterlegt und laden einen dazu passenden Datensatz, können Sie die "
ELO Ablage" in einem Modul unter "
Details" - "ELO"- "Externe Dokumente ablegen aktivieren:
In der
Export-Steuerung kann anschließend die Konfiguration der Ablage für externe Dokumente vorgenommen werden, die als
Ablageziel in einer
Dropzone zur Verfügung gestellt wird. Bei der Ablage für externe Dokumente kann pro Eintrag in der
Export-Steuerung u.a. konfiguriert werden:
- Wie die Ablage in der Dropzone heißen soll.
- Wie die Versionsprüfung und der Dublettencheck sich verhalten sollen.
- Wie das Dokument in ELO heißen soll.
- Wie die Verschlagwortung vorbelegt werden soll und ob der Benutzer diese direkt bei der Ablage überarbeiten muss.
- Wo das Dokument in ELO abgelegt werden soll.
- Wer das Dokument, wie in ELO bearbeiten darf.
Lesen Sie mehr zu diesem Thema unter "
Voraussetzungen für die Ablage von externen Dokumenten", "
Ablage für externe Dokumente einrichten" und "
Verwenden der Ablage von externen Dokumenten in den Modulen".
Der Begriff "
iSearch" bezeichnet die Suche nach Dokumenten im
ELO-Java-Client, die in der
Kurzbezeichnung, dem
Volltext, den
Indexfelder, den Zusatzinformationen oder den Versionsfelder/-texten nach den eingetragenen Begriff(en) sucht. Die Anzeige der zu der Sucheinschränkung passenden Dokumente erfolgt im
ELO-Java-Client, weshalb der
Benutzer einen
ELO-Java-Client und die entsprechenden
Rechte sich an diesem anzumelden, auf seinem Rechner benötigt. Mit der
iSearch konfigurieren Sie die anzuzeigenden Dokumente in ELO, wenn man in einem Modul unter "
ELO" eine der selbst für das Modul und die Entität definierten Suchen ausführt, hier heißt diese
iSearch Konfiguration "
Anzeige der ELO-Dokumente":
Beim Klick auf diesen Menüpunkt wird die dazugehörige
iSearch Konfiguration ausgeführt und gemäß der dort hinterlegten Suchparameter wird eine Suche im
ELO-Java-Client durchgeführt und dem
Benutzer die Ergebnisse direkt im
ELO-Java-Client angezeigt.
In der
Export-Steuerung kann anschließend die Konfiguration der
iSearch vorgenommen werden. Lesen Sie mehr zu diesem Thema unter "
Voraussetzungen für die Nutzung der iSearch", "
Einrichten einer iSearch Konfiguration für ELO" und "
Verwendung der iSearch in den Modulen".