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Automatische Aktualisierung von externen Dokumenten im Rechnungseingangsbuch einrichten

Automatische Aktualisierung von externen Dokumenten im Rechnungseingangsbuch einrichten¶

Haben Sie bereits eine Ablage für externe Dokumente im Rechnungseingangsbuch mit den Exportmoduldaten "Rechnungseineingangsbuch | 1.0" in der Export-Steuerung eingerichtet, dann können Sie dort im Anschluss die automatische Aktualisierung verschiedener Eigenschaften von im Rechnungseingangsbuch abgelegten externen Dokumenten zu Lieferungen aus der Tabelle "Lieferungen im Zeitraum" vornehmen.

Bei der Aktualisierung für externe Dokumente im Rechnungseingangsbuch kann pro Eintrag in der Export-Steuerung u.a. konfiguriert werden:

• Wie das Dokument in ELO heißen soll.
• Wie die Verschlagwortung vorbelegt werden soll und ob der Benutzer diese direkt bei der Ablage überarbeiten muss.
• Wer das Dokument, wie in ELO bearbeiten darf.

Die Aktualisierung der im Rechnungseingangsbuch zu einer Lieferung aus der Tabelle "Lieferungen im Zeitraum" abgelegten externen Dokumente wird automatisch bei folgenden Änderungen vorgenommen:

• Die dazugehörige Bestellung in der Einkaufsverwaltung wurde storniert oder die Einlagerung rückgängig gemacht, so dass diese aus dem Rechnungseingangsbuch gelöscht wurde.
• Die Rechnungsnummer oder das Rechnungsdatum einer Lieferung in der Tabelle "Lieferungen im Zeitraum" im Rechnungseingangbuch wurde verändert oder hinzugefügt.
• Bei Änderungen in dem Dialog "Lieferpositionen an einer Bestellposition zu einer Lieferung aus der Tabelle "Lieferungen im Zeitraum".
• Eine Lieferung aus der Tabelle "Lieferungen im Zeitraum" wird verbucht.
• Eine bereits verbuchte Lieferung aus der Tabelle "Lieferungen im Zeitraum" wird storniert.

Damit eine automatische Aktualisierung der bereits im Rechnungseingangsbuch zu einer Lieferung abgelegten externen Dokumente möglich ist, müssen die zu aktualisierenden Eigenschaften in der "Export-Steuerung" durch das Exportmodul "eEvolution ELO-Export Update | 1.0" für die Exportmoduldaten "Rechnungseingangsbuch | 1.0“ für Aktionen im Rechnungseingangsbuch und "Sammelbestellung | 1.0“ für Aktionen in der Einkaufsverwaltung eingerichtet werden.

Kurze Übersicht:¶

• Schritt 1: Einrichten der automatischen Aktualisierung von externen Dokumenten im Rechnungseingangsbuch Beschreibung, wie grundsätzlich die automatische Aktualisierung von externen Dokumenten im Rechnungseingangsbuch angelegt wird.
• Schritt 2: Die Konfiguration für die Aktualisierung externer Dokumente im ELO-Exportkonfigurator" hinterlegen: Beschreibung, welche Informationen im ELO-Exportkonfigurator für die Aktualisierung von externen Dokumenten hinterlegt werden können.
• Einrichtung Aktualisierung für externe Dokumente im Rechnungseingangsbuch- Kurze Zusammenfassung): Auflistung der relevanten Spalten in der Export-Steuerung für die automatische Aktualisierung von externen Dokumenten im Rechnungseingangsbuch .

Schritt 1: Einrichten der automatischen Aktualisierung von externen Dokumenten im Rechnungseingangsbuch ¶

Die Konfiguration der automatischen Aktualisierung von externen Dokumenten im Rechnungseingangsbuch erfolgt über ein Export-Modul (eEvolution ELO-Export Update | 1.0), welches mit den Exportmoduldaten "Rechnungseingangsbuch | 1.0“ für Aktionen im Rechnungseingangsbuch und "Sammelbestellung | 1.0“ für Aktionen in der Einkaufsverwaltung angelegt werden kann. Die Konfiguration der Exportmoduldaten "Rechnungseingangsbuch | 1.0“ des Exportmoduls "eEvolution ELO-Export Update | 1.0" wird für folgende Aktionen verwendet:

• Beim Hinzufügen/ Ändern der Rechnungsnummer zu einer Lieferung aus der Tabelle "Lieferungen im Zeitraum" .
• Beim Hinzufügen/ Ändern des Rechnungsdatum zu einer Lieferung aus der Tabelle "Lieferungen im Zeitraum" .
• Beim Ändern des Rechnungsdatum zu einer Lieferung in der Tabelle "Lieferungen im Zeitraum" .
• Bei Änderungen an einer Bestellposition in der Tabelle "Lieferpositionen" zu einer Lieferung aus der Tabelle "Lieferungen im Zeitraum", wie z.B. die Anpassung von "Lief.EK", "So. Rabatt in %" oder "Rabatt 1-4".
• Beim Verbuchen einer Lieferung mit einer Eingangsrechnung in der Tabelle "Lieferungen im Zeitraum" .
• Beim manuellen Verbuchen einer Lieferung in der Tabelle "Lieferungen im Zeitraum" über den Button "Manuell verbucht setzen".
• Beim Stornieren einer bereits verbuchten Lieferung mit oder ohne Eingangsrechnung aus der Tabelle "Lieferungen im Zeitraum" .

Die Konfiguration der Exportmoduldaten "Sammelbestellung | 1.0“ des Exportmoduls "eEvolution ELO-Export Update | 1.0 wird dagegen für folgende Aktionen verwendet:

• Beim Stornieren einer Einlagerung über die Funktion "Einlagerung der Position rückgängig machen".
• Beim Stornieren einer Einlagerung über die Funktion "Teileinlagerungen stornieren".
• Beim Stornieren einer Einlagerung über die Funktion "Gesamte Menge der Position stornieren".

Beim Zusammenfassen oder beim Auflösen einer Zusammenfassung im Rechnungseingangsbuch, findet dagegen keine automatische Aktualisierung statt. Falls eine automatische Aktualisierung beim Zusammenfassen erforderlich ist, kann diese Funktion über das Exportmodul "eEvolution ELO Update Skript | 1.0“ mit einem kostenpflichtigen, auf den Prozess beim Kunden angepassten ELO-Skript implementiert werden, dasselbe gilt für die Auflösung einer Zusammenfassung. Im folgenden wird kurz beschrieben, wie die automatische Aktualisierung von externen Dokumenten im Rechnungseingangsbuch konfiguriert werden muss, damit diese automatisch bei bestimmten Aktionen im Rechnungseingangbuch aktualisiert werden können:

1. Öffnen Sie den Dialog "Export-Steuerung" über das Applikationsmenü unter  Verwaltung - System - Export-Steuerung:
2. Klicken Sie auf das Symbol um einen neuen Eintrag in der Tabelle einzufügen, der neue Eintrag wird mit einem grünen markiert.
3. Tragen Sie in der Spalte "Bezeichnung" eine eindeutige Bezeichnung ein, wie z.B. "ELO - Aktualisierung externe Dokumente im Rechnungseingangsbuch" .
4. Wählen Sie in der Spalte "Empfängerart" die Empfängerart "Mitarbeiter" aus.
5. Wählen Sie in der Spalte "Ausgabeart" die Ausgabeart "Exportmodul" aus.
6. Wählen Sie in der Spalte "Exportdokument" das Export-Dokument "Externes ELO Dokument | 1.0" aus.
7. Wählen Sie in der Spalte "Exportmoduldaten" die passenden Export-Moduldaten für die Aktualisierung von bereits vorhandenen externen Dokumenten zu einer Lieferung im Rechnungseingangsbuch aus. Es stehen im Moment die folgenden Möglichkeiten zur Verfügung:
   • Rechnungseingangsbuch | 1.0 Die über diese Exportmoduldaten hinterlegte Konfiguration wird bei der Aktualisierung durch Aktionen im Rechnungseingangsbuch, wie z.B. beim Verbuchen einer Lieferung, verwendet.
   • Sammelbestellung |1.0 Die über diese Exportmoduldaten hinterlegte Konfiguration wird bei der Aktualisierung durch Aktionen in der Einkaufsverwaltung, wie z.B. das Stornieren einer Lieferung, verwendet.
8. Wählen Sie in der Spalte "Exportmodul" den Punkt "eEvolution ELO -Export Update| 1.0" aus, damit die korrekten Daten für die Aktualisierung von externen Dokumenten gezogen werden können.
9. Klicken Sie nun doppelt in die Spalte "Exportmodul-Konfiguration" und es öffnet sich der Bildschirm " ELO-Exportkonfigurator", wo Sie für jeden Indexserver eine individuelle Konfiguration für die Aktualisierung des externen Dokumentes in ELO festlegen können:

1. Verlassen Sie den Dialog mit "OK". Dabei wird automatisch überprüft, ob alle Pflichtfelder befüllt sind und die hinterlegten @Model-Platzhalter in den ausgewählten Exportmoduldaten zur Verfügung stehen.Sollte ein @Model-Platzhalter nicht bekannt sein, so bekommt man eine Fehlermeldung in der folgenden Form:
   
   
   
   Sie können den Dialog erst mit "OK" verlassen, wenn es bei der Überprüfung der @Model-Platzhalter keine Fehler mehr gibt. Sollten Sie den Dialog mit "Beenden" verlassen, findet keine Überprüfung statt, es werden jedoch auch alle Änderungen sofort verworfen.

1. Aktivieren Sie die Checkbox in der Spalte "Aktiv".
2. Speichern Sie ihren Eintrag für die Export-Steuerung jetzt über "Datensätze - Speichern" oder direkt mit einem Klick auf das Symbol .

Bei den folgenden Aktionen werden die zu einer Lieferung aus der Tabelle "Lieferungen im Zeitraum" abgelegten externen Dokumente zukünftig automatisch aktualisiert, wenn es sich um die Exportmoduldaten "Rechnungseingangsbuch | 1.0" handelt:

• Die Rechnungsnummer oder das Rechnungsdatum einer Lieferung in der Tabelle "Lieferungen im Zeitraum" im Rechnungseingangbuch wurde verändert oder hinzugefügt.
• Bei Änderungen in dem Dialog "Lieferpositionen an einer Bestellposition zu einer Lieferung aus der Tabelle "Lieferungen im Zeitraum".
• Eine Lieferung aus der Tabelle "Lieferungen im Zeitraum" wird verbucht.
• Eine bereits verbuchte Lieferung aus der Tabelle "Lieferungen im Zeitraum" wird storniert.

Bei den folgenden Aktionen werden die zu einer Lieferung aus der Tabelle "Lieferungen im Zeitraum" abgelegten externen Dokumente zukünftig automatisch aktualisiert, wenn es sich um die Exportmoduldaten "Sammelbestellung | 1.0" handelt:

• Die dazugehörige Bestellung in der Einkaufsverwaltung wurde storniert oder die Einlagerung rückgängig gemacht, so dass diese aus dem Rechnungseingangsbuch gelöscht wurde.

Schritt 2: Die Konfiguration für die Aktualisierung externer Dokumente im "ELO-Exportkonfigurator" hinterlegen:¶

Der Dialog "ELO ELO-Exportkonfigurator" wird für die Konfiguration der Aktualisierung von externen Dokumenten und anschließenden Import nach ELO verwendet. Hier können Sie grundsätzlich folgendes konfigurieren, wobei Sie mit dem @Model-Platzhaltern und den @Util-Platzhaltern auf bestimmte Daten aus den Exportmoduldaten zugreifen können:

• Reiter "Dokument": Hier finden Sie die Konfiguration für die Eigenschaften des Dokuments, wie z.B. die Bezeichnung.
• Reiter "Maske": Hier finden Sie die Konfiguration für die Verschlagwortung des ELO-Dokuments, d.h. es kann pro Maske ein Wert für die einzelnen Indexzeilen hinterlegt werden.
• Reiter "Ablagepfad": Diese Funktion steht bei der Aktualisierung von externen Dokumenten nicht zur Verfügung.
• Reiter "Rechte": Hier können die Rechte für die Dokumente an die ELO Benutzer und ELO Gruppen eingesehen und angepasst werden.
• Reiter "Dublettencheck": Diese Funktion steht bei der Aktualisierung von externen Dokumenten nicht zur Verfügung.
• Reiter "Skript": Hier kann ein AS-Skript hinterlegt werden, damit es nach der erfolgreichen Ablage eines Dokuments direkt angetriggert wird.
• Reiter "SQL Statement": Hier kann ein individuelles SQL-Statement hinterlegt werden, um zusätzliche, vom Dokument benötigte, Daten abzufragen und z.B. in Verschlagwortung zu verwenden.

Alle Felder unterstützen die sogenannte Templating-Razor-Engine, so dass in allen Feldern für das ausgewählte Exportmodul bereitgestellte Schlüsselwörter als Platzhalter verwendet werden können. Um Zugriff auf die Schlüsselwörter zu bekommen, welche direkt zu den Exportmodul gehören, muss der Datenmodellidentifizierer "@Model" gefolgt von einem Punkt "." eingegeben werden. Daneben gibt es auch noch eine Reihe von Schlüsselworten, die aus der ELO-Maske bzw. dem ELO-Template stammen und auf den Reitern "Dokument" und "Ablagepfad" mit @Util gefolgt von einem Punkt aufgerufen werden können. Viele Textfelder bieten bei der Eingabe von @Model. automatisch eine Liste von verfügbaren Schlüsselwörtern für ausgewählten Exportmoduldaten an, die man per Maus, Tab oder Enter auswählen kann. Die Auswahl passt sich dabei automatisch der Eingabe an, so dass z.B. bei Eingabe von @Model.K nur noch Schlüsselworte in der Liste aufgeführt werden, die mit 'K' anfangen. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch, dass diese Vorschlagfunktion nicht direkt in den Tabellen zur Verfügung steht. Dort muss mit einem Doppelklick der Dialog "Zusatzeinstellungen" aufgerufen werden, welche die gewohnte Vorschlagfunktion für die @Model-Platzhalter zur Verfügung stellt.

Im folgenden wird kurz vorgestellt, wie die einzelnen Reiter für die Ablage externer Dokumente konfiguriert werden können. Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang, dass es sich bei der Verschlagwortung nur um eine Vorbelegung handelt, die ein Benutzer mit den entsprechenden Rechten jederzeit überschreiben und an seine eigenen Bedürfnisse anpassen kann.

1. Klicken Sie nun doppelt in die Spalte "Exportmodul-Konfiguration" und es öffnet sich der Bildschirm "ELO ELO-Exportkonfigurator", wo Sie für jeden Indexserver eine individuelle Konfiguration für die Ablage des externen Dokumentes in ELO festlegen können:
2. Wählen Sie oben links den Indexserver aus, für den Sie die Konfiguration vornehmen möchten, hier ist es der Indexserver "ELO-1".

1. Nehmen Sie zuerst die folgenden Einstellungen auf dem Reiter Dokument vor:
   1. Tragen Sie unter "Kurzbezeichnung" ein, welche Bezeichnung bei der Ablage das Feld "Kurzbezeichnung" in ELO bekommen soll. Hier können Sie natürlich die @Model-Platzhalter bzw. @Util.Verschlagwortung-Platzhalter verwenden, wie z.B. "Notizen zu Angebot @Model.Angebotsnummer" oder "Notizen zu Angebot @Util.Verschlagwortung["DOKUMENTDATUM"]" . Dabei würde der Platzhalter @Model.Angebotsnummer automatisch mit der passenden Angebotsnummer bzw. @Util.Verschlagwortung["DOKUMENTDATUM"] mit dem Eintrag aus dem Feld "Dokumentdatum" aus der ELO-Verschlagwortungsmaske befüllt werden.

   Hinweis¶

   Die Kurzbezeichnung stellt eine Reihe von zusätzlichen @Util.Verschlagwortung-Platzhaltern (@Util.Verschlagwortung["Interner Name des Indexfeldes in ELO"] bereit, die den Begriff "Verschlagwortung" beinhalten und welche bei der Aktivierung von Verschlagwortungsmaske beim Ablegen externe Dokumente öffnen, um die Verschlagwortung manuell zu bearbeiten" nicht den aus eEvolution übergebenen Wert für den Aufbau des Ablagepfads verwenden, sondern den Wert aus der Verschlagwortungsmaske von ELO übernehmen. Dadurch werden eventuelle Anpassungen an den für den Pfadaufbau relevanten Indexzeilen bei der Überarbeitung der Verschlagwortung direkt berücksichtigt. Dabei wird der Name des Indexfeldes automatisch aus dem jeweiligen Indexserver ausgelesen, so dass die zur Verfügung stehenden @Util.Verschlagwortung-Platzerhalter sich von Indexserver zu Indexserver unterscheiden können.

   Beispiel:¶

   @Util.Verschlagwortung["NAMEKUNDE"], um den Namen des Kunden aus der Verschlagwortungsmaske für den Aufbau der Kurzbezeichnung zu verwenden. Wird der Name nicht verändert, dann werden die automatisch von eEvolution ermittelten Werte für die Kurzbezeichnung verwendet.
   2. Tragen Sie unter "Datum" ein, welches Datum bei der Ablage in das Feld "Datum" von ELO eingetragen werden soll. Hier können Sie natürlich die @Model.Platzhalter verwenden, wie z.B. @Model.AktuellesDatum, um das aktuelle Datum einzutragen.
   3. Wählen Sie unter "Versionskontrolle" die gewünschte Art der Versionskontrolle aus, es stehen folgende zur Auswahl:
      • Keine Änderungen möglich
      • Keine Versionskontrolle
      • Versionskontrolle eingeschaltet

1. Wechseln Sie nun auf den Reiter "Maske" und nehmen Sie dort die folgenden Einstellungen vor:
   1. Wählen Sie in der Combobox die passende ELO-Maske aus, für die Sie die Verschlagwortung hinterlegen möchten. Hier in diesem Beispiel wird die Maske "eEvo_Verkauf" ausgewählt: Jede Zeile in der Tabelle bildet dabei eine Indexzeile für diese Maske in ELO ab, deren Name aus der ELO-Maske in der Spalte "Bezeichnung" angezeigt wird.
   2. In der Spalte "Wert" können Sie hinterlegen, welcher Wert bei der Ablage eines Dokuments in diese Indexzeile eingetragen werden soll. Tragen Sie hier entweder einen Freitext, wie z.B. "Schriftverkehr Angebot" in den Wert für die Indexzeile "Dokumenttyp" ein oder einen @Model-Platzhalter, wie z.B. "@Model.Kundenname1" in den Wert für die Indexzeile "Kundenname".
   3. Mit einem Doppelklick in die Spalte "Wert" öffnen Sie den Dialog "Zusatzinformationen", in welchen Ihnen die gewohnte Vorschlagfunktion für die @Model-Platzhalter zur Verfügung steht und Sie zusätzlich die Startposition und das Ende für die Selektion des Wertes angeben können. Durch die Angabe der Startposition werden erst die Zeichen ab dieser Position an ELO übertragen. Durch die Angabe der Länge wird nur die angegebene Anzahl von Zeichen an ELO übergeben. Soll keine Einschränkung vorgenommen werden, wird eine 0 eingetragen bzw. angezeigt.
      
      

      Beispiel:¶

      Die Artikelbezeichnung 2 soll immer erst ab dem zweiten Buchstaben bis zu einer Länge von 8 an ELO übertragen werden. Daher ist in dem Dialog "Zusatzinformation" als "Startposition" eine 2 eintragen und als Länge eine 8. Das würde bedeuten, dass die Artikelbezeichnung 2 "XARTBEZ2Y" nur "ARTBEZ2" an ELO übertragen wird.
2. Wechseln Sie auf den Reiter "Rechte" und konfigurieren Sie dort bei Bedarf die Rechte der einzelnen Benutzer und Benutzergruppen auf die einzelnen Dokumente, falls das notwendig ist.
3. Wechseln Sie auf den Reiter "Skript", wenn Sie nach der erfolgreichen Ablage eines Dokumentes ein AS-Skript direkt antriggern möchten.
   1. Tragen Sie unter "Name" den Namen des Skripts ein.
   2. Tragen Sie unter "URL" die URL direkt zum AS-Skript ein.
   
4. Wechseln Sie auf den Reiter "SQL-Statement", wenn Sie noch eine Reihe von zusätzlichen Informationen aus der Datenbank für die Ablage des Dokumentes benötigen und diese nicht von den Exportmoduldaten zur Verfügung gestellt wird. Sie können hier EIN SQL-Statement hinterlegen, mit dem diese zusätzlichen Daten aus der Datenbank selektieren können.
   1. Selektieren Sie dabei im "SELECT" alle Spalten, die Sie die später z.B. in der Verschlagwortung oder beim Ablagepfad verwenden möchten. Diese können Sie dann später mit @Util.SqlStatemenSpalte[] aufrufen.
      
      

      Beispiel:¶

      SELECT Versandkosten, Erledigt FROM Auftrag
   2. Bei der WHERE-Einschränkung können Sie in diesem Zusammenhang mit einem @Model-Platzhalter arbeiten, um z.B. immer auf die Auftragsnummer des geladenen Datensatzes einzuschränken
      
      

      Beispiel:¶

      WHERE AUFNR = @Model.Auftragsnummer
   3. Bauen Sie sich ihr SQL-Statement wie gewünscht auf, um die zusätzlichen Informationen abzufragen. Im Anschluss können Sie jede selektierte Spalte mit abfragen, dabei steht die Zahl in den eckigen Klammern für die Position der Spalte im SELECT.

      Wichtig:¶

      Es wird bei 0 begonnen zu zählen.
      
      

      Beispiel:¶

      select VERSANDKOSTEN, ERLEDIGT FROM AUFTRAG WHERE AUFNR = @Model.Auftragsnummer In diesem Fall würde man diese Informationen wie folgt über @Util.SqlStatemenSpalte[] abrufen können: @Utill.SqlStatemenSpalte[0] = Beinhaltet den Inhalt aus der Spalte "Versandkosten" in der Tabelle Auftrag. @Util.SqlStatemenSpalte[1] = Beinhaltet den Inhalt aus der Spalte "Erledigt" in der Tabelle Auftrag.
5. Speichern Sie ihre Anpassungen mit einem Klick auf "OK" und kehren Sie damit in die Export-Steuerung zurück.

1. Möchten Sie alle Änderungen im ELO-Exportkonfigurator sofort verwerfen, verlassen Sie den Dialog mit "Beenden".

Einrichtung Aktualisierung für externe Dokumente im Rechnungseingangsbuch - Kurze Zusammenfassung:¶

Für die Konfiguration der Aktualisierung von externen Dokumenten im Rechnungseingangsbuch sind die folgenden Spalten in der Export-Steuerung relevant:

• Aktiv
• LFDNR (wird automatisch vom System gefüllt)
• Bezeichnung (Pflichtfeld)
• Empfängerart = Mitarbeiter (Pflichtfeld)
• Mitarbeiter (optional) 
• Ausgabeart = Exportmodul (Pflichtfeld)
• Exportdokument = Externes ELO Dokument | 1.0 (Pflichtfeld)
• Exportdokument-Konfiguration (Pflichtfeld)
• Exportmoduldaten = Rechnungseingangsbuch | 1.0 oder Sammelbestellung | 1.0 (Pflichtfeld)
• Exportmodul = eEvolution ELO-Export Update| 1.0 (Pflichtfeld)
• Zeitstempel (wird automatisch vom System gefüllt)
• Login (wird automatisch vom System gefüllt)
• Init-Funktion (optional)
• Letzte Aktion (wird automatisch vom System gefüllt)

Das Befüllen von weiteren Spalten kann dazu führen, dass die Aktualisierung von externen Dokumenten nicht wie erwartet funktioniert, da die Informationen aus diesen Spalten bei der Ausführung der Ablage nicht verarbeitet werden können. Die Export-Steuerung dient als zentrale Systemtabelle für alle ABiZi-Exporte, wie z.B. den automatischen E-Mailversand, die automatische Ablage der ELO-Dokumente beim Drucken, der iSearch-Konfiguration und bietet daher auch noch andere Spalten, die für die Konfiguration der Aktualisierung von externen Dokumenten nicht notwendig sind.

 

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