Navigation (ELO)¶

• Modulübersicht
• Artikelübersicht
  

• Zufällige Seite
• Alle Seiten
  

• Registrieren
  

Im Wiki suchen
»

Ablage für externe Dokumente einrichten

Ablage für externe Dokumente einrichten¶

Haben Sie die initiale Indexserverkonfiguration eingerichtet, siehe Einrichten einer Indexserverkonfiguration für ELO, dann können Sie im Anschluss in der Export-Steuerung die Konfiguration der Ablage für externe Dokumente vornehmen, die als Ablageziel in einer Dropzone zur Verfügung gestellt wird. Bei der Ablage für externe Dokumente kann pro Eintrag in der Export-Steuerung u.a. konfiguriert werden:

• Wie die Ablage in der Dropzone heißen soll.
• Wie die Versionsprüfung und der Dublettencheck sich verhalten sollen.
• Wie das Dokument in ELO heißen soll.
• Wie die Verschlagwortung vorbelegt werden soll und ob der Benutzer diese direkt bei der Ablage überarbeiten muss.
• Wo das Dokument in ELO abgelegt werden soll.
• Wer das Dokument, wie in ELO bearbeiten darf.

Haben Sie einen oder mehrere Einträge in der Export-Steuerung hinterlegt und laden einen dazu passenden Datensatz, können Sie die "ELO Ablage" in einem Modul unter "Details" - "ELO"- "Externe Dokumente ablegen aktivieren:

Bei der ELO Ablage handelt es sich um eine Dropzone, auf der alle zu einem Datensatz möglichen Konfigurationen als Ablageziele dynamisch angezeigt werden. In diesem Beispiel wurde ein Angebot geladen und es gibt in der Export-Steuerung zwei Konfigurationen für Ablageziele, die in diesem Fall zutreffen:

• Eine Ablagekonfiguration speziell für Dokumente zu einem Angebot. Das bedeutet diese Ablagekonfiguration steht nur für Datensätze zur Verfügung, bei denen es sich um ein "Angebot" handelt.
• Eine Ablagekonfiguration allgemein für alle Dokumente zu einem Vorgang in der Auftragsverwaltung. Das bedeutet hier wurde keine Ablagekonfiguration speziell für Angebote geschaffen, diese Ablagekonfiguration würde auch bei Aufträgen oder Gutschriften zur Verfügung stehen und ist nicht an den Status "Angebot" gebunden.

Die abzulegenden Dokumente werden auf das gewünschte Ablageziel gezogen (Drag) und dort abgelegt (Drop), so dass im Anschluss das Dokument gemäß der in der Export-Steuerung hinterlegten Konfiguration in ELO abgelegt und verschlagwortet wird. Dabei werden neben den Informationen zur Verschlagwortung und Ablagepfaden auch die Dateipfade (<UploadDateien>) zu den hochzuladenden Dateien, sowie Name (<AbiziBezeichnung>) und ID (<AbiziLfdNr>)des dazugehörigen Eintrags aus der Export-Steuerung direkt in dem XML zur Verfügung gestellt.

Kurze Übersicht:¶

• Schritt 1: Einrichten der Ablage von externen Dokumenten Beschreibung, wie grundsätzlich die Ablage von externen Dokumenten angelegt wird.
• Schritt 2: Die Konfiguration für die Ablage externer Dokumente im "ELO-Exportkonfigurator" hinterlegen Beschreibung, welche Informationen im ELO-Exportkonfigurator hinterlegt werden können.
• (Optional) Schritt 3: Darstellung der Konfiguration für die Ablage externer Dokumente hinterlegen Beschreibung, wie die Darstellung einer Konfiguration auf der ELO-Ablage (Dropzone) hinsichtlich Hintergrundfarbe und Icon an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden kann.
• (Optional) Schritt 4: Einrichten der Ablage für externe Dokumente für Benutzer Beschreibung, wie grundsätzlich eine Ablage von externen Dokumenten angelegt wird, die nur für bestimmte Benutzer gilt.
• Einrichtung Ablage für externe Dokumente- Kurze Zusammenfassung: Auflistung der relevanten Spalten in der Export-Steuerung für die Ablage von externen Dokumenten.

Schritt 1: Einrichten der Ablage von externen Dokumenten ¶

Die Konfiguration der Ablageziele für die Ablage der externen Dokumente erfolgt über ein Export-Modul (eEvolution ELO Dokumentexport), welches mit verschiedenen Exportmoduldaten (u.a. Auftrag, Rechnung, Lieferschein, Kunde und Lieferant) angelegt werden kann. Dabei kann ein Administrator beliebig viele Ablageziele für die Ablage von externen Dokumenten für die einzelnen Exportmoduldaten konfigurieren, wie z.B. "Auftrag", "Lieferschein" oder "Rechnung" anlegen, welche jeweils mit einer eindeutigen Bezeichnung versehen werden müssen. Diese wird später als Bezeichnung des jeweiligen Ablageziels in einem Modul verwendet wird.

Beim Aktivieren der "ELO Ablage" wird geprüft, welche Konfigurationen von externen Dokumenten für den geladenen Datensatz verwendet werden können und im Anschluss in der "ELO Ablage" angezeigt.

Beim Ziehen eines Dokuments auf eines der Ablageziele wird dieses gemäß der hinterlegten Konfiguration in ELO abgelegt und verschlagwortet. In welchen Modulen ein Ablageziel für die Ablage von externen Dokumenten später zur Verfügung steht, wird über die gewählten Exportmoduldaten gesteuert. Diese stellen eine Reihe von @Model-Befehlen als Platzhalter für verschiedene Datenfelder aus der Datenbank zur Verfügung, die jedoch nicht in jedem Modul ausgewertet werden können.

Im folgenden kurz beschrieben, wie die Ablage von externen Dokumenten in eEvolution konfiguriert werden muss, damit diese in der "ELO Ablage" als Ablageziele angeboten wird:

1. Öffnen Sie den Dialog "Export-Steuerung" über das Applikationsmenü unter  Verwaltung - System - Export-Steuerung:
2. Klicken Sie auf das Symbol um einen neuen Eintrag in der Tabelle einzufügen, der neue Eintrag wird mit einem grünen markiert.
3. Wählen Sie in der Spalte "Empfängerart" die Empfängerart "Mitarbeiter" aus.
4. Wählen Sie in der Spalte "Ausgabeart" die Ausgabeart "Exportmodul" aus.
5. Wählen Sie in der Spalte "Exportdokument" das Export-Dokument "Externes ELO Dokument | 1.0" aus.
6. Wählen Sie in der Spalte "Exportmoduldaten" die passenden Export-Moduldaten für das gewünschte Ablageziel von externen Dokumenten aus. Es stehen im Moment die folgenden Möglichkeiten zur Verfügung:
   • Abschlagsrechnung |1.0
   • Anfrage |1.0
   • AngAufGut | 1.0
   • Angebot |1.0
   • Artikel | 1.0
   • Artikelkonfiguration | 1.0
   • Auftrag |1.0
   • Default |1.0
   • Gutschrift |1.0
   • Interessent | 1.0
   • Inventar|1.0
   • Kunde |1.0
   • Lead | 1.0
   • Lieferant |1.0
   • Liefermahnung |1.0
   • Lieferschein |1.0
   • Manuelle Eingangsrechnungen | 1.0
   • Modellkonfiguration |1.0
   • Rechnung |1.0
   • Rechnungseingangsbuch | 1.0
   • Retoure Kunde| 1.0
   • Retoure Lieferant| 1.0
   • Sammelbestellung |1.0
   • Serviceauftrag|1.0
   • Service-Gutschrift |1.0
   • Service-Rechnung |1.0
   • Service-Stornorechnung |1.0
   • Storno-Gutschrift |1.0
   • Storno-Lieferschein |1.0
   • Storno-Rechnung |1.0
   • Verkaufschance | 1.0
   • Vertrag|1.0
7. Wählen Sie in der Spalte "Exportmodul" den Punkt "eEvolution ELO Dokumentexport | 1.0" aus, damit die korrekten Daten für die Ablage von externen Dokumenten gezogen werden können.
8. Klicken Sie doppelt in die Spalte "Exportmodul-Konfiguration" und es öffnet sich der Bildschirm "Dokumentkonfiguration", in dem Sie für jede Konfiguration eine individuelle Hintergrundfarbe und/ oder ein individuelles Icon hinterlegen können, mit die Konfiguration in der ELO-Ablage (Dropzone) dargestellt werden soll. Nähere Informationen zu diesem Bildschirm und der Einrichtung erhalten Sie in (Optional) Schritt 3: Darstellung der Konfiguration für die Ablage externer Dokumente hinterlegen.
9. Klicken Sie doppelt in die Spalte "Exportmodul-Konfiguration" und es öffnet sich der Bildschirm "ELO-Exportkonfigurator", wo Sie für jeden Indexserver eine individuelle Konfiguration für die Ablage des externen Dokumentes in ELO festlegen können: Hier können Sie grundsätzlich folgendes konfigurieren, wobei Sie mit dem @Model-Platzhaltern auf bestimmte Daten aus den Exportmoduldaten zugreifen können:

   Hinweis:¶

   Direkt in der Tabelle steht keine Vorschlagfunktion für die @Model-Platzhalter zur Verfügung, diese steht nur direkt in dem Dialog "Zusatzeinstellung" zur Verfügung.
   • Reiter "Dokument": Hier finden Sie die Konfiguration für die Eigenschaften des Dokuments, wie z.B. die Bezeichnung.
   • Reiter "Maske": Hier finden Sie die Konfiguration für die Verschlagwortung des Dokuments, d.h. es kann pro Maske ein Wert für die einzelnen Indexzeilen hinterlegt werden.

     Hinweis:¶

     Sie können mit einem Doppelklick in die Spalte "Wert" den Dialog "Zusatzeinstellungen" öffnen, um die gewohnte Vorschlagfunktion für die @Model-Platzhalter zu nutzen, sowie die Startposition und Länge des einzutragenden Werts zu konfigurieren.
   • Reiter "Ablagepfad": Hier kann der Ablagepfad in ELO konfiguriert werden.

   Hinweis:¶

   Sie können mit einem Doppelklick in eine Spalte den Dialog "Zusatzeinstellungen" öffnen, um die gewohnte Vorschlagfunktion für die @Model-Platzhalter zu nutzen, sowie die Startposition und Länge des einzutragenden Werts zu konfigurieren.
   • Reiter "Rechte": Hier können die Rechte für die Dokumente an die ELO Benutzer und ELO Gruppen eingesehen und angepasst werden.
   • Reiter "Dublettencheck": Hier können Sie den Dublettencheck konfigurieren, welche Indexzeilen einer Maske für den Dublettencheck relevant sind, wird dabei bei der Verschlagwortung auf dem Reiter "Maske" hinterlegt.
   • Reiter "Skript": Hier kann ein AS-Skript hinterlegt werden, damit es nach der erfolgreichen Ablage eines Dokuments direkt angetriggert wird.
   • Reiter "SQL Statement": Hier kann ein individuelles SQL-Statement hinterlegt werden, um zusätzliche, vom Dokument benötigte, Daten abzufragen und z.B. in Verschlagwortung oder beim Aufbau des Ablagepfades zu verwenden.
   Nähere Informationen zu diesem Bildschirm und der Einrichtung erhalten Sie in Schritt 2: Die Konfiguration für die Ablage externer Dokumente im "ELO-Exportkonfigurator" hinterlegen:.
   
   
10. Verlassen Sie den Dialog mit "OK". Dabei wird automatisch überprüft, ob alle Pflichtfelder befüllt sind und die hinterlegten @Model-Platzhalter in den ausgewählten Exportmoduldaten zur Verfügung stehen.Sollte ein @Model-Platzhalter nicht bekannt sein, so bekommt man eine Fehlermeldung in der folgenden Form:
    
    
    
    Sie können den Dialog erst mit "OK" verlassen, wenn es bei der Überprüfung der @Model-Platzhalter keine Fehler mehr gibt. Sollten Sie den Dialog mit "Beenden" verlassen, findet keine Überprüfung statt, es werden jedoch auch alle Änderungen sofort verworfen.

1. Klicken Sie doppelt in die Spalte "Bezeichnung" und es öffnet sich der Dialog "Bezeichnung - Eingabe":  Hier können Sie den Namen eintragen, unter welchem diese Konfiguration für die Ablage von externen Dokumenten zukünftig in den Modulen als Ablageziel zu finden sein wird. Sie können hier natürlich auch @Model-Platzhalter verwenden, so dass sich die Bezeichnung in den Modulen immer an die aktuellen Datensätze anpasst.

Hinweis:¶

Natürlich können Sie die Bezeichnung auch direkt in die Spalte eintragen oder als erstes eine Bezeichnung hinterlegen, allerdings müssen Sie dort auf die gewohnte Vorschlagfunktion für die @Model-Platzhalter verzichten. Denken Sie bitte in diesem Zusammenhang daran, dass die verschiedenen Exportmoduldaten unterschiedliche @Model-Platzhalter anbieten und immer im Kontext der jeweiligen Exportmoduldaten betrachtet werden müssen.

1. Verlassen Sie den Dialog "Bezeichnung-Eingabe" mit einem Klick auf "OK", dabei wird automatisch überprüft, ob die angegebenen @Model-Platzhalter für die ausgewählten Exportmoduldaten zur Verfügung stehen. Sollte ein @Model-Platzhalter nicht bekannt sein, so bekommt man eine Fehlermeldung in der folgenden Form: Sie können den Dialog erst mit "OK" verlassen, wenn es bei der Überprüfung des Suchstrings keine Fehler mehr gibt. Sollten Sie den Dialog mit "Abbrechen" verlassen, findet keine Überprüfung statt, es werden jedoch auch alle Änderungen sofort verworfen.
2. Aktivieren Sie die Checkbox in der Spalte "Aktiv".
3. Speichern Sie ihren Eintrag für die Export-Steuerung jetzt über "Datensätze - Speichern" oder direkt mit einem Klick auf das Symbol .

Beim Laden eines passenden Datensatzes wird Ihnen zukünftig dieses Ablageziel in dem jeweiligen Modul(en) zur Verfügung stehen.

Schritt 2: Die Konfiguration für die Ablage externer Dokumente im "ELO-Exportkonfigurator" hinterlegen:¶

Der Dialog "ELO ELO-Exportkonfigurator" wird für die Konfiguration der Ablage von externen Dokumenten und anschließenden Import nach ELO verwendet. Hier können Sie grundsätzlich folgendes konfigurieren, wobei Sie mit dem @Model-Platzhaltern und den @Util-Platzhaltern auf bestimmte Daten aus den Exportmoduldaten zugreifen können:

• Reiter "Dokument": Hier finden Sie die Konfiguration für die Eigenschaften des Dokuments, wie z.B. die Bezeichnung.
• Reiter "Maske": Hier finden Sie die Konfiguration für die Verschlagwortung des ELO-Dokuments, d.h. es kann pro Maske ein Wert für die einzelnen Indexzeilen hinterlegt werden.
• Reiter "Ablagepfad": Hier kann der Ablagepfad in ELO konfiguriert werden.
• Reiter "Rechte": Hier können die Rechte für die Dokumente an die ELO Benutzer und ELO Gruppen eingesehen und angepasst werden.
• Reiter "Dublettencheck": Hier können Sie den Dublettencheck konfigurieren, welche Indexzeilen einer Maske für den Dublettencheck relevant sind, wird dabei bei der Verschlagwortung auf dem Reiter "Maske" hinterlegt.
• Reiter "Skript": Hier kann ein AS-Skript hinterlegt werden, damit es nach der erfolgreichen Ablage eines Dokuments direkt angetriggert wird.
• Reiter "SQL Statement": Hier kann ein individuelles SQL-Statement hinterlegt werden, um zusätzliche, vom Dokument benötigte, Daten abzufragen und z.B. in Verschlagwortung oder beim Aufbau des Ablagepfades zu verwenden.

Alle Felder unterstützen die sogenannte Templating-Razor-Engine, so dass in allen Feldern für das ausgewählte Exportmodul bereitgestellte Schlüsselwörter als Platzhalter verwendet werden können. Um Zugriff auf die Schlüsselwörter zu bekommen, welche direkt zu den Exportmodul gehören, muss der Datenmodellidentifizierer "@Model" gefolgt von einem Punkt "." eingegeben werden. Daneben gibt es auch noch eine Reihe von Schlüsselworten, die aus der ELO-Maske bzw. dem ELO-Template stammen und auf den Reitern "Dokument" und "Ablagepfad" mit @Util gefolgt von einem Punkt aufgerufen werden können. Viele Textfelder bieten bei der Eingabe von @Model. automatisch eine Liste von verfügbaren Schlüsselwörtern für ausgewählten Exportmoduldaten an, die man per Maus, Tab oder Enter auswählen kann. Die Auswahl passt sich dabei automatisch der Eingabe an, so dass z.B. bei Eingabe von @Model.K nur noch Schlüsselworte in der Liste aufgeführt werden, die mit 'K' anfangen. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch, dass diese Vorschlagfunktion nicht direkt in den Tabellen zur Verfügung steht. Dort muss mit einem Doppelklick der Dialog "Zusatzeinstellungen" aufgerufen werden, welche die gewohnte Vorschlagfunktion für die @Model-Platzhalter zur Verfügung stellt.

Im folgenden wird kurz vorgestellt, wie die einzelnen Reiter für die Ablage externer Dokumente konfiguriert werden können. Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang, dass es sich bei der Verschlagwortung nur um eine Vorbelegung handelt, die ein Benutzer mit den entsprechenden Rechten jederzeit überschreiben und an seine eigenen Bedürfnisse anpassen kann.

1. Klicken Sie doppelt in die Spalte "Exportmodul-Konfiguration" und es öffnet sich der Bildschirm "ELO-Exportkonfigurator", wo Sie für jeden Indexserver eine individuelle Konfiguration für die Ablage des externen Dokumentes in ELO festlegen können:
2. Wählen Sie oben links den Indexserver aus, für den Sie die Konfiguration vornehmen möchten, hier ist es der Indexserver "ELO-1".

1. Nehmen Sie zuerst die folgenden Einstellungen auf dem Reiter Dokument vor:
   1. Tragen Sie unter "Kurzbezeichnung" ein, welche Bezeichnung bei der Ablage das Feld "Kurzbezeichnung" in ELO bekommen soll. Hier können Sie natürlich die @Model-Platzhalter bzw. @Util.Verschlagwortung-Platzhalter verwenden, wie z.B. "Notizen zu Angebot @Model.Angebotsnummer" oder "Notizen zu Angebot @Util.Verschlagwortung["DOKUMENTDATUM"]" . Dabei würde der Platzhalter @Model.Angebotsnummer automatisch mit der passenden Angebotsnummer bzw. @Util.Verschlagwortung["DOKUMENTDATUM"] mit dem Eintrag aus dem Feld "Dokumentdatum" aus der ELO-Verschlagwortungsmaske befüllt werden.

   Hinweis¶

   Die Kurzbezeichnung stellt eine Reihe von zusätzlichen @Util.Verschlagwortung-Platzhaltern (@Util.Verschlagwortung["Interner Name des Indexfeldes in ELO"] bereit, die den Begriff "Verschlagwortung" beinhalten und welche bei der Aktivierung von Verschlagwortungsmaske beim Ablegen externe Dokumente öffnen, um die Verschlagwortung manuell zu bearbeiten" nicht den aus eEvolution übergebenen Wert für den Aufbau des Ablagepfads verwenden, sondern den Wert aus der Verschlagwortungsmaske von ELO übernehmen. Dadurch werden eventuelle Anpassungen an den für den Pfadaufbau relevanten Indexzeilen bei der Überarbeitung der Verschlagwortung direkt berücksichtigt. Dabei wird der Name des Indexfeldes automatisch aus dem jeweiligen Indexserver ausgelesen, so dass die zur Verfügung stehenden @Util.Verschlagwortung-Platzerhalter sich von Indexserver zu Indexserver unterscheiden können.

   Beispiel:¶

   @Util.Verschlagwortung["NAMEKUNDE"], um den Namen des Kunden aus der Verschlagwortungsmaske für den Aufbau der Kurzbezeichnung zu verwenden. Wird der Name nicht verändert, dann werden die automatisch von eEvolution ermittelten Werte für die Kurzbezeichnung verwendet.
   2. Tragen Sie unter "Datum" ein, welches Datum bei der Ablage in das Feld "Datum" von ELO eingetragen werden soll. Hier können Sie natürlich die @Model.Platzhalter verwenden, wie z.B. @Model.AktuellesDatum, um das aktuelle Datum einzutragen.
   3. Wählen Sie unter "Versionskontrolle" die gewünschte Art der Versionskontrolle aus, es stehen folgende zur Auswahl:
      • Keine Änderungen möglich
      • Keine Versionskontrolle
      • Versionskontrolle eingeschaltet
   4. Möchten Sie bei der Ablage der externen Dokumente im Anschluss die Verschlagwortungsmaske des ELO-Java-Cllients angezeigt bekommen und die vorgeschlagene Verschlagwortung überprüfen bzw. überarbeiten, dann aktivieren Sie bitte die Option " Verschlagwortungsmaske beim Ablegen externe Dokumente öffnen, um die Verschlagwortung manuell zu bearbeiten".

1. Wechseln Sie nun auf den Reiter "Maske" und nehmen Sie dort die folgenden Einstellungen vor:
   1. Wählen Sie in der Combobox die passende ELO-Maske aus, für die Sie die Verschlagwortung hinterlegen möchten. Hier in diesem Beispiel wird die Maske "eEvo_Verkauf" ausgewählt: Jede Zeile in der Tabelle bildet dabei eine Indexzeile für diese Maske in ELO ab, deren Name aus der ELO-Maske in der Spalte "Bezeichnung" angezeigt wird.
   2. In der Spalte "Wert" können Sie hinterlegen, welcher Wert bei der Ablage eines Dokuments in diese Indexzeile eingetragen werden soll. Tragen Sie hier entweder einen Freitext, wie z.B. "Schriftverkehr Angebot" in den Wert für die Indexzeile "Dokumenttyp" ein oder einen @Model-Platzhalter, wie z.B. "@Model.Kundenname1" in den Wert für die Indexzeile "Kundenname".
   3. Mit einem Doppelklick in die Spalte "Wert" öffnen Sie den Dialog "Zusatzinformationen", in welchen Ihnen die gewohnte Vorschlagfunktion für die @Model-Platzhalter zur Verfügung steht und Sie zusätzlich die Startposition und das Ende für die Selektion des Wertes angeben können. Durch die Angabe der Startposition werden erst die Zeichen ab dieser Position an ELO übertragen. Durch die Angabe der Länge wird nur die angegebene Anzahl von Zeichen an ELO übergeben. Soll keine Einschränkung vorgenommen werden, wird eine 0 eingetragen bzw. angezeigt.
      
      

      Beispiel:¶

      Die Artikelbezeichnung 2 soll immer erst ab dem zweiten Buchstaben bis zu einer Länge von 8 an ELO übertragen werden. Daher ist in dem Dialog "Zusatzinformation" als "Startposition" eine 2 eintragen und als Länge eine 8. Das würde bedeuten, dass die Artikelbezeichnung 2 "XARTBEZ2Y" nur "ARTBEZ2" an ELO übertragen wird.
2. Wechseln Sie auf den Reiter "Ablagepfad" und hinterlegen Sie dort, wo genau das Dokument und seine Referenzen abgelegt werden sollen. Der Ablagepfad bzw. die Referenzen für ELO werden in einem Baum konfiguriert. Der erste Pfad der angelegt wird ist dabei immer die Hauptreferenz, alle weiteren sind Nebenreferenzen. Eine Ablageebene kann sich aus mehreren Elementen zusammensetzen, wobei ein Element ein Freitext oder ein @Model-Platzhalter aus den Exportmoduldaten oder ein @Util.Verschlagwortung-Platzhalter aus der ELO-Maske bzw. dem ELO-Template sein kann.

   Hinweis:¶

   Die Ablagepfade stellen eine Reihe von zusätzlichen @Util.Verschlagwortung-Platzhaltern (@Util.Verschlagwortung["Interner Name des Indexfeldes in ELO"] bereit, die den Begriff "Verschlagwortung" beinhalten und welche bei der Aktivierung von Verschlagwortungsmaske beim Ablegen externe Dokumente öffnen, um die Verschlagwortung manuell zu bearbeiten" nicht den aus eEvolution übergebenen Wert für den Aufbau des Ablagepfads verwenden, sondern den Wert aus der Verschlagwortungsmaske von ELO übernehmen. Dadurch werden eventuelle Anpassungen an den für den Pfadaufbau relevanten Indexzeilen bei der Überarbeitung der Verschlagwortung direkt berücksichtigt. Dabei wird der Name des Indexfeldes automatisch aus dem jeweiligen Indexserver ausgelesen, so dass die zur Verfügung stehenden @Model-Platzerhalter sich von Indexserver zu Indexserver unterscheiden können.

   Beispiel:¶

   @Util.Verschlagwortung["NAMEKUNDE"], um den Namen des Kunden aus der Verschlagwortungsmaske für den Aufbau des Ablagepfades zu verwenden. Wird der Name nicht verändert, dann werden die automatisch von eEvolution ermittelten Werte für den Pfadaufbau verwendet.
   1. Klicken Sie dafür auf das Symbol , und legen Sie einen neuen Knoten im Baum an. Dieser neue Knoten wird mit einem grünen markiert.
   2. Tragen Sie jetzt entweder einen Freitext, wie z.B. "Test" oder einen @Model.Platzhalter, wie z.B. "@Model.DatabaseName" ein, welcher später mit dem Namen der Datenbank ersetzt wird. Mit einem Doppelklick in die Spalte öffnen Sie den Dialog "Zusatzinformationen", in welchen Ihnen die gewohnte Vorschlagfunktion für die @Model-Platzhalter zur Verfügung steht und Sie zusätzlich die Startposition und das Ende für die Selektion des Wertes angeben können. So können Sie z.B. ein ABC-Register aufbauen, indem Sie Start und Länge bei der Verwendung von einem passenden @Model-Platzhalter auf 1 begrenzen. Dadurch wird dann nur noch der erste Buchstabe für den Aufbau des Pfades verwendet.
      
      

      Beispiel:¶

      Es soll der Kundenname 1 für den Aufbau eines ABC-Registers verwendet werden. Daher wird der passenden @Model-Platzhalter, wie z.B. "@Model.Kundenname1" als Wert eingetragen und im Anschluss für die Startposition und Länge jeweils eine 1 eingetragen.
   1. Markieren Sie den Knoten im Baum und klicken Sie erneut auf das Symbol , um der Hauptreferenz einen weiteren Knoten hinzufügen und wiederholen Sie dort den Schritt und wiederholen Sie die Schritte so lange, bis Sie die Hauptreferenz aufgebaut haben.
   2. Speichern Sie ihren Pfad, indem Sie auf das Symbol klicken und ihre Änderungen in dem Dialog speichern.
   3. Markieren Sie den obersten Knoten "Ablagepfad" und klicken Sie auf das Symbol , um eine Nebenreferenz aufzubauen. Wiederholen Sie die Schritte a - d , um die Nebenreferenz nach ihren Wünschen aufzubauen. Wiederholen Sie diesen Schritt (e), um weitere Nebenreferenzen bei Bedarf aufzubauen.
   4. Möchten Sie einen Knoten löschen, dann markieren Sie diesen und klicken Sie auf das Symbol , um diesen zum Löschen mit einem zu markieren. . Speichern Sie im Anschluss ihre Änderungen, indem Sie diese mit dem Symbol speichern.

      Tipp:¶

      Solange Sie ihre Änderungen noch nicht gespeichert haben, können Sie das Löschkennzeichen durch das erneute Markieren des Knotens und drücken von wieder entfernen.
      
      

      ACHTUNG:¶

      Hat ein Knoten untergeordnete Knoten, werden diese ebenfalls gelöscht!
3. Wechseln Sie auf den Reiter "Rechte" und konfigurieren Sie dort bei Bedarf die Rechte der einzelnen Benutzer und Benutzergruppen auf die einzelnen Dokumente, falls das notwendig ist.
4. Wechseln Sie auf den Reiter "Dublettencheck", um den Dublettencheck für die Ablage zu konfigurieren. Sie können hier sowohl das Verhalten bei doppelten Dateien (MD5-Dublettencheck) und das Verhalten bei Übereinstimmung der relevanten Werte aus der Verschlagwortung konfigurieren (Verschlagwortungs-Dublettencheck).
   1. Die Option "MD5-Dublettencheck" ist per Default aktiviert und sorgt dafür, dass bei jeder Ablage von externen Dokumenten ein MD5-Dublettencheck ausgeführt werden soll. Dieser wird auch als "passive Dublettenkontrolle" bezeichnet und soll verhindern, dass eine Datei erneut hochgeladen wird, obwohl sie bereits physisch vorhanden ist und nicht erneut benötigt wird. Deaktivieren Sie diese Option, falls Sie keinen MD5-Dublettencheck in dieser Konfiguration für die Ablage externer Dokumente benötigen.
   2. Wählen Sie jetzt in der Feldgruppe "Verschlagwortungs-Dublettencheck Einstellungen" aus, welche Art von Dublettencheck Sie bei der Verschlagwortung wünschen:
      • Neue Version ablegen und Verschlagwortung aktualisieren Verwenden Sie die Einstellung, wenn Sie beim Dublettencheck eine neue Version des Dokuments ablegen möchten und gleichzeitig die Verschlagwortung aktualisiert werden soll.
      • Neue Version ablegen und Verschlagwortung verwerfen Verwenden Sie die Einstellung, wenn Sie beim Dublettencheck eine neue Version des Dokuments ablegen möchten und gleichzeitig die Verschlagwortung verworfen werden soll.
      • Dokument verwerfen und die Verschlagwortung aktualisieren Verwenden Sie die Einstellung, wenn Sie beim Dublettencheck das Dokument verwerfen möchten und gleichzeitig die Verschlagwortung aktualisiert werden soll.

      Wichtig:¶

      Der Verschlagwortungs-Dublettencheck wird nur ausgeführt, wenn auf dem Reiter "Maske" die Option "Dublettencheck" bei mindestens einer Indexzeile aktiviert ist. Ansonsten wird das Dokument bei diesem Dublettencheck nicht weiter überprüft.
   
5. Wechseln Sie auf den Reiter "Skript", wenn Sie nach der erfolgreichen Ablage eines Dokumentes ein AS-Skript direkt antriggern möchten.
   1. Tragen Sie unter "Name" den Namen des Skripts ein.
   2. Tragen Sie unter "URL" die URL direkt zum AS-Skript ein.
   
6. Wechseln Sie auf den Reiter "SQL-Statement", wenn Sie noch eine Reihe von zusätzlichen Informationen aus der Datenbank für die Ablage des Dokumentes benötigen und diese nicht von den Exportmoduldaten zur Verfügung gestellt wird. Sie können hier EIN SQL-Statement hinterlegen, mit dem diese zusätzlichen Daten aus der Datenbank selektieren können.
   1. Selektieren Sie dabei im "SELECT" alle Spalten, die Sie die später z.B. in der Verschlagwortung oder beim Ablagepfad verwenden möchten. Diese können Sie dann später mit @Util.SqlStatemenSpalte[] aufrufen.
      
      

      Beispiel:¶

      SELECT Versandkosten, Erledigt FROM Auftrag
   2. Bei der WHERE-Einschränkung können Sie in diesem Zusammenhang mit einem @Model-Platzhalter arbeiten, um z.B. immer auf die Auftragsnummer des geladenen Datensatzes einzuschränken
      
      

      Beispiel:¶

      WHERE AUFNR = @Model.Auftragsnummer
   3. Bauen Sie sich ihr SQL-Statement wie gewünscht auf, um die zusätzlichen Informationen abzufragen. Im Anschluss können Sie jede selektierte Spalte mit abfragen, dabei steht die Zahl in den eckigen Klammern für die Position der Spalte im SELECT.

      Wichtig:¶

      Es wird bei 0 begonnen zu zählen.
      
      

      Beispiel:¶

      select VERSANDKOSTEN, ERLEDIGT FROM AUFTRAG WHERE AUFNR = @Model.Auftragsnummer In diesem Fall würde man diese Informationen wie folgt über @Util.SqlStatemenSpalte[] abrufen können: @Utill.SqlStatemenSpalte[0] = Beinhaltet den Inhalt aus der Spalte "Versandkosten" in der Tabelle Auftrag. @Util.SqlStatemenSpalte[1] = Beinhaltet den Inhalt aus der Spalte "Erledigt" in der Tabelle Auftrag.
7. Speichern Sie ihre Anpassungen mit einem Klick auf "OK" und kehren Sie damit in die Export-Steuerung zurück.

1. Möchten Sie alle Änderungen im ELO-Exportkonfigurator sofort verwerfen, verlassen Sie den Dialog mit "Beenden".

(Optional) Schritt 3: Darstellung der Konfiguration für die Ablage externer Dokumente hinterlegen:¶

Über den Dialog "Dokumentkonfiguration" kann für jede Konfiguration des Export-Moduls "eEvolution ELO Dokumentexport" eine individuelle Hintergrundfarbe und/ oder ein individuelles Icon hinterlegt werden, mit die Konfiguration in der ELO-Ablage (Dropzone) dargestellt werden soll.

Im folgenden wird kurz vorgestellt, wie die diese Konfiguration grundsätzlich vorgenommen werden kann.

1. Klicken Sie doppelt in die Spalte "Exportdokument-Konfiguration" und es öffnet sich der Bildschirm " Dokumentkonfiguration", wo Sie die Darstellung der Konfiguration auf der ELO-Ablage hinterlegen können:
2. Möchten Sie der Konfiguration eine andere Hintergrundfarbe hinterlegen, klicken Sie auf das Eingabefeld hinter "Hintergrundfarbe" und es öffnet sich der Dialog "Farbe", in welchem Sie die gewünschte Hintergrundfarbe auswählen oder über "Farben definieren" selbst definieren können:

1. Klicken Sie auf die gewünschte Farbe in dem Dialog "Farbe" und bestätigen Sie ihre Auswahl mit "OK". Die ausgewählte Farbe wird in den Dialog "Dokumentkonfiguration" als neue "Hintergrundfarbe" übernommen:
2. Möchten Sie der Konfiguration ein anderes Icon (statt ) hinterlegen, klicken Sie auf das Symbol hinter "Pfad zum Icon" und es öffnet sich der Dialog "Öffnen", in welchem Sie zur gewünschten Bilddatei navigieren können:

1. Markieren Sie das gewünschte Bild und klicken Sie auf "Öffnen", um es der Konfiguration zu hinterlegen. Es wird im Anschluss der Pfad zum Bild in der Konfiguration angezeigt.

1. Speichern Sie ihre Anpassungen mit einem Klick auf "OK" und kehren Sie damit in die Export-Steuerung zurück.

1. Möchten Sie alle Änderungen sofort verwerfen, verlassen Sie den Dialog mit "Abbrechen".

Nach dem Speichern der Anpassungen an der Konfiguration in der Export-Steuerung und dem Neustart des betroffenen Moduls wird die Konfiguration (1) auf der ELO-Ablage (Dropzone) mit der Hintergrundfarbe und dem Icon ( dargestellt, welche im Dialog "Dokumentkonfiguration" hinterlegt sind:

(Optional) Schritt 4: Einrichten der Ablage für externe Dokumente für Benutzer¶

Neben der globalen Ablage von externen Dokumenten für alle Benutzer, können Sie zusätzlich auch eine oder mehrere Ablagen für externe Dokumenten einrichten, die dann nur dieser Benutzer verwenden können. Dadurch haben Sie die Möglichkeit direkt auf die Bedürfnisse der Benutzer zugeschnittene Ablagen für externe Dokumente einzurichten. Dabei gelten natürlich dieselben Regeln und Voraussetzungen, wie bei einer globalen Ablage für externe Dokumente hier noch einmal die wichtigsten Voraussetzungen:

• Das Modul "eEvolution ELO-Integration" muss für den Benutzer installiert sein.
• Der Benutzer braucht einen passenden ELO-Benutzer zu seinem eEvolution-Login mit den notwendigen Zugriffsrechten.
• Der ELOImporterDienst muss aktuell ausgeführt werden, damit die abgelegten Dokumente nach ELO importiert werden können.

Im folgenden kurz beschrieben, welche zusätzlichen Schritte Sie vornehmen müssen, um eine iSearch-Konfiguration auf einen Benutzer einzuschränken:

1. Öffnen Sie den Dialog "Export-Steuerung" über das Applikationsmenü unter  Verwaltung - System - Export-Steuerung:
   
   Klicken Sie auf das Symbol um einen neuen Eintrag in der Tabelle einzufügen, der neue Eintrag wird mit einem grünen markiert.
2. Wählen Sie in der Spalte "Empfängerart" die Empfängerart "Mitarbeiter" aus.
3. Drücken Sie in der Spalte "Mitarbeiter" auf F2:
4. Markieren Sie in der sich öffnenden F2-Maske den Benutzer, der diese iSearch-Konfiguration verwenden soll: 
5. Übernehmen Sie die selektierte Auswahl mit einem Klick auf "OK" in die Spalte "Mitarbeiter"
6. Fahren Sie jetzt mit den Punkten 4 - 13 aus "Schritt 1: Einrichten der Ablage von externen Dokumenten" fort.

 

Einrichtung Ablage für externe Dokumente- Kurze Zusammenfassung:¶

Für die Konfiguration eines Ablageziels für die Ablage für externe Dokumente sind die folgenden Spalten in der Export-Steuerung relevant:

• Aktiv
• LFDNR (wird automatisch vom System gefüllt)
• Bezeichnung (Pflichtfeld)
• Empfängerart = Mitarbeiter (Pflichtfeld)
• Mitarbeiter (optional) 
• Ausgabeart = Exportmodul (Pflichtfeld)
• Exportdokument = Externes ELO Dokument | 1.0 (Pflichtfeld)
• Exportdokument-Konfiguration (optional9
• Exportdokument-Konfiguration (Pflichtfeld)
• Exportmoduldaten (Pflichtfeld)
• Exportmodul = eEvolution ELO Dokumentexport | 1.0(Pflichtfeld)
• Zeitstempel (wird automatisch vom System gefüllt)
• Login (wird automatisch vom System gefüllt)
• Init-Funktion (optional)
• Letzte Aktion (wird automatisch vom System gefüllt)

Das Befüllen von weiteren Spalten kann dazu führen, dass die Ablage für externe Dokumente nicht wie erwartet funktioniert, da die Informationen aus diesen Spalten bei der Ausführung der Ablage nicht verarbeitet werden können. Die Export-Steuerung dient als zentrale Systemtabelle für alle ABiZi-Exporte, wie z.B. den automatischen E-Mailversand, die automatische Ablage der ELO-Dokumente beim Drucken, der iSearch-Konfiguration und bietet daher auch noch andere Spalten, die für die Konfiguration der Ablageziele für die Ablage von externen Dokumenten nicht notwendig sind.

 

Verwandte Themen ¶

Voraussetzungen für die Ablage von externen Dokumenten

Ablage von externen Dokumenten - Verschlagworten mit @Util .Verschlagwortung für die Weiterverarbeitung direkt aus der ELO-Verschlagwortungsmaske

Externe Dokumente über ELO-Postbox mit Client-OCR ablegen

Verwenden der Ablage von externen Dokumenten in den Modulen

Ablage von E-Mails via Drag & Drop (Microsoft Outlook)

Verschlagwortungsmaske "Verschlagwortung" in ELO

Automatische Aktualisierung von externen Dokumenten im Rechnungseingangsbuch einrichten

Einrichten einer Indexserverkonfiguration für ELO

Einrichten einer iSearch Konfiguration für ELO