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Konfiguration des DMS

Um die Belege im DMS zu archivieren, werden entsprechende BIN- und XML-Dateien benötigt, deren Erzeugung und Ablageorte Sie größtenteils direkt in der System Konfiguration von eEvolution pro Mandant konfigurieren können.

 

Damit aus den Reports die Dateien erzeugt werden, müssen Sie in der Systemkonfiguration verschiedene Parameter setzen und mit Hilfe der Export-Steuerung und dem Export Lookup den betroffenen Reports die Vorlagen zuordnen.

Das Export Lookup bietet die Möglichkeit Reportabfragen für eEvolution DMS zu erstellen und zu verwalten. Hier wird die Reportbezeichnung zusammen mit der zugehörigen Query angegeben, die für die spätere Erstellung des Reports verwendet wird.

In der Export Steuerung erstellen und verwalten Sie Exportregeln für das eEvolution DMS.

Der DMS- Export verwendet verschiedene Vorlagen für die unterschiedlichen Dokumenttypen, wie z.B. Verkaufsdokumente oder Einkaufsdokumente, um auf diese Vorlagen zuzugreifen muss der Pfad in der XML-Steuerung pro Report hinterlegt werden. Nur dann kann der Report korrekt gemäß der Vorlage exportiert werden.

 

Damit die Dateien für den Export erstellt werden führen Sie folgende Schritte aus:

  1. Rufen Sie über Verwaltung -> System -> Systemkonfiguration den Reiter DMS auf.
Konfiguration des DMS
  1. Jetzt müssen Sie in den Feldern DMS Projektname und URL des DMS Web-Service ‘Suche‘ Ihre Daten eintragen. Das Feld "URL zum DMS Client Web-Service" muss in diesem Zusammenhang i.d.R. nicht befüllt werden.

Anmerkung

Es ist zwingend notwendig, dass bei der URL zum DMS Web-Service ‘Suche‘ http:// mit angegeben wird.
  1. Geben Sie als nächsten das Ablageverzeichnis für die Log- und für die Fehler-Datei an.
  2. Mit der Einstellung Stufe für die Logausgabe festlegen legen Sie fest ob, und wie ausführlich, eine Log-Datei erstellt werden soll.
Sie haben folgende Auswahlmöglichkeiten:
  • -1 = Log ist aus
  • 0 = Log ist an
  • 1 = ausführliches Log
  1. Tragen Sie in Ablageverzeichnis für die XML-Begleitdatei das Verzeichnis ein, in das die Export-Steuerdateien gespeichert werden soll, also die vom Export erzeugte XML-Datei.
  2. Als letztes geben Sie das Ablageverzeichnis für die fertigen Dokumente an, in welchem die fertigen Dokumente gespeichert werden sollen.
  3. Tragen Sie die Listennamen in der Feldgruppe "Sharepoint-Listenname" für die Verkaufs - und Einkaufsdokumente in die Felder "Kundenbezug / Verkauf" für alle Belege mit Kundenbezug aus dem Verkauf und "Lieferantenbezug / Einkauf" für alle Belege mit Lieferantenbezug aus dem Einkauf ein. Diese Bezeichnungen werden anschließend als Listenname im Sharepoint verwendet. Es werden bei der Einrichtung vom eEvolution DMS automatisch die Einträge "Verkaufsdokumente" für das Feld "Kundenbezug/Verkauf" und "Einkaufsdokumente" für das Feld "Lieferantenbezug /Einkauf" geladen und vorgeschlagen. Diese Vorgaben können Sie selbstverständlich ändern.
  4. In der Feldgruppe "Sharepoint-Inhaltstyp" können Sie die Inhaltstypen für die Verkaufs- und EInkaufsdokumente im Sharepoint eintragen. In das Feld "Kundenbezug / Verkauf" wird der Inhaltstyp für alle Belege mit Kundenbezug, die als "Verkauf" gelten eingetragen und in das Feld "Lieferantenbezug / Einkauf" entsprechen der Inhaltstyp für alle Belege mit Lieferantenbezug, die als "Einkauf" gelten. Diese Werte werden anschließend für die Darstellung im Sharepoint verwendet. Wie in der Feldgruppe "Sharepoint-Listenname" werden auch hier bei der Einrichtung des eEvolution DMS Einträge vorgeschlagen. Für das Feld "Kundenbezug/Verkauf" wird "Verkaufsdokument" vorgeschlagen und für das Feld "Lieferantenbezug / Einkauf" dementsprechend "Einkaufsdokument".
  5. Speichern Sie anschließend alle Einstelllungen und Änderungen mit einem Klick auf "OK" oder "Übernehmen"
  1. Rufen Sie nun über Verwaltung-System das Export Lookup auf.

Anmerkung:

Für die mitgelieferten Standardbelege von eEvolution werden die Einträge im Export Lookup bei der Aktualisierung der Reports automatisch erzeugt. Es wird dafür das WTS "inc_XML_Lookup_Eintraege.wts" eingelesen, welches Sie natürlich bei Bedarf auch manuell über die Funktion "Skript einlesen" in der "Installation/Administration" einlesen können.
Konfiguration des DMS
  1. Klicken Sie auf neu und vergeben Sie eine Bezeichnung.
  2. Geben Sie in Query die gewünschte Abfrage ein und speichern Sie Ihre Eingabe.
  3. Rufen Sie nun über Verwaltung-System die Export Steuerung auf.
Konfiguration des DMS

Die wichtigsten Einstellungen hier sind:
  • Aktiv
Hier wird die Einstellung aktiviert bzw. deaktiviert.
  • Bezeichnung
Die Bezeichnung des Reports

ACHTUNG:

Achten Sie bitte darauf, dass für die Einträge des eEvolution DMS diese Bezeichnung mit "Benennung für die Applikation" aus dem Bildschirm "Report benennen" im iReport übereinstimmt. Andernfalls kann es zu Problemen kommen, da über das eEvolution DMS zu exportierende Report nicht eindeutig bestimmt werden kann.
  • Reportbezeichnung
Die Verknüpfung zu Report Yourself. Hier kann die Bezeichnung des Reports angegeben werden, dem der Export zugeordnet werden soll. Bei der Ausgabe des Reports wird dann anhand der unter dem Menüpunkt Export -> xml-Lookup gemachten Angaben überprüft, ob der Empfänger des Reports mit den folgenden Feldern Empfängerart sowie Kunde, Lieferant, Mitarbeiter bzw. Interessent dieses Exports übereinstimmt. Stimmen diese Angaben überein, wird der Export durchgeführt.
  • Ausgabeart
An dieser Stelle muss Ausgabepfad ausgewählt werden.
  • Ausgabepfad
Hier muss der Name mit dem Zusatz .XML angegeben werden. Dies ist dann die erstellte XML-Datei.
  • Abfrage
Hier wird der Pfad der zu verwendenden Vorlage angegeben, z.B. C:\temp\eEvolutionDMS\XMLDefinition\eEvo_Verkauf_Rechnung.xml.
  • L&L Filetyp für Export
Hier wird ausgewählt in welches Format der spätere Report ausgegeben wird. Es muss PDF ausgewählt werden.

 

Genaueres zu den Funktionen des Export-Lookup und der Export-Steuerung finden Sie in der Hilfe des Moduls eEvolution® ABizI.
  1. Speichern Sie Ihre Eingaben und schließen Sie die Export-Steuerung.
  2. Haben Sie alle Einstellungen soweit gesetzt werden nun, sobald Sie den entsprechenden Report drucken, automatisch die zugehörigen BIN- und XML-Dateien erstellt und in Ihrem angegebenen Verzeichnis zwischengespeichert. Diese Dateien sind nur kurz da. Sie werden für den Export in den Sharepoint verwendet und werden nach erfolgreichem Vorgang automatisch gelöscht.
Konfiguration des DMS

Hinweis

Haben Sie den DEBUG-Modus der ABizI aktiviert bekommen Sie jedes Mal, wenn Sie einen Report drucken, die folgende Meldung:

Konfiguration des DMS

Deaktivieren Sie in den Systemeinstellungen der eEvolution® ABizI unter Pfade und Sonstiges die entsprechende Einstellung "Debug Modus", wenn Sie diese Meldung nicht mehr erhalten möchten.
  1. Nach abgeschlossenem Ausdruck werden die Dokumente im Hintergrund automatisch in die Dokumentenverwaltung hochgeladen.
Die untere Abbildung zeigt Ihnen die Ansicht der Registerkarte DMS in der eEvolution Auftragsverwaltung nach erfolgreichem Export der gedruckten Dokumente in die Dokumentenverwaltung.

Konfiguration des DMS
Sie finden die archivierten Belege ebenfalls in Ihrem Sharepoint, wobei Sie die Namen der Ordner in der Feldgruppe "Sharepoint - Listentyp" angeben können. Die Verkaufsbelege werden gemäß der Einstellungen im Feld "Kundenbezug/Verkauf" automatisch in einem gleichnamigen Ordner gespeichert, während die Einkaufsbelege gemäß dem unter "Lieferantenbezug / Einkauf" angegebenen Ordner gespeichert werden.

In diesem Beispiel werden alle Belege gemäß der Standardeinstellung abgelegt. Die mit dem Verkauf von Ware in Verbindung stehen in einem Ordner "Verkaufsdokumente" gespeichert, alle Belege, die mit dem Einkauf von Ware in Verbindung stehen werden dagegenin dem Ordner "Einkaufsdokumente" gespeichert.

Konfiguration des DMS

 

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