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ZUGFeRD - Elektronische Rechnungen in eEvolution

Es ist in eEvolution nicht nur möglich elektronische Rechnungen und Gutschriften im PDF-Format zu erzeugen, sondern es können auch elektronische Rechnungen und Gutschriften im ZUGFeRD-Format 1.0 (kurz: ZUGFeRD 1.0) mit dem ZUGFeRD-Profil "Comfort" oder im Factur-X/ZUGFeRD 2.1.1-Format 1.0.05 (kurz: ZUGFeRD 2.1) mit dem ZUGFeRD-Profil "EN 16931 (Comfort)" oder als XRechnung nach dem Standard der KoSIT erzeugt werden, nähere Informationen zur XRechnung finden Sie unter XRechnung - Elektronische Rechnungen in eEvolution.

Beim Drucken über das Druckziel „Datei speichern als“ im Dialogfenster „Drucken“ können elektronischen Rechnungen und Gutschriften in den Formaten „ZUGFeRD 1.0“ bzw. " ZUGFeRD 2.1" entweder als PDF ("Dokument in PDF-Datei (*.pdf)), bei dem die XML-Datei in das PDF eingebettet wird oder direkt als XML-Datei ("Dokument in XML-Datei (*.xml)“ ) erzeugt werden.

Beim Export einer elektronischen Rechnung oder Gutschrift in den in den Formaten „ZUGFeRD 1.0“ bzw. " ZUGFeRD 2.1" über die Export-Steuerung kann über den Eintrag in der Spalte "Exportdokument" festgelegt werden, ob beim Export ein PDF mit einer eingebetteten XML-Datei ("ZUGFeRD PDF Export | 1.0" und "ZUGFeRD 2.1 PDF Export | 1.0") oder nur die XML-Datei (""ZUGFeRD XML Export | 1.0" und "ZUGFeRD 2.1 XML Export | 1.0") erzeugt und erzeugt und exportiert werden soll.

HInweise zur Verwendung vom Factur-X/ZUGFeRD 2.1.1-Format 1.0.05 in eEvolution

  1. Für die Erzeugung und das Einlesen von Dokumenten im Factur -X/ ZUGFeRD 2.1-Format ist eine zusätzliche, kostenpflichtige Lizenz notwendig.
  2. Aus technischen Gründen können Informationen, die von Factur-X/ZUGFeRD 2.1.1-Format 1.0.05 nicht mehr bereitgestellt werden, auch bei ZUGFeRD 1.0-Dokumenten nicht eingelesen werden.
  3. Allen Zahlungsarten muss der dazugehörige "UNTDID 4461 Payment Means Code" in der Spalte "Code für ZUGFeRd /X-Rechnung" hinterlegt sein, welcher im Infopaket zu ZUGFerD 2.1 unter https://www.ferd-net.de/standards/zugferd-2.1/index.html oder bei den XÖV-Standards und Codelisten unter https://www.xrepository.de/details/urn:xoev-de:xrechnung:codeliste:untdid.4461_1 zu finden ist.
  4. Das Factur -X/ ZUGFeRD 2.1-Format unterstützt keine Rechnungen für sogenannte "Bruttoaufträge", d.h. die Erzeugung einer Rechnung im Factur -X/ ZUGFeRD 2.1-Format ist nicht möglich, wenn in der Auftragsart die Option "Artikelpreise brutto fakturieren" aktiviert ist.
Neben der Erzeugung von elektronischen Rechnungen und Gutschriften im ZUGFeRD-Format, bietet eEvolution auch die Möglichkeit elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Format im Rechnungseingangsbuch einzulesen, um so die Erfassung von Eingangsrechnungen zu vereinfachen. Natürlich wird für das Einlesen, genau wie beim Erzeugen von elektronischen Rechnungen im ZUGFeRD-Format 1.0 wieder das ZUGFeRD-Profil "Comfort" als Basis verwendet, d.h. es können durchaus auch Rechnungen mit den ZUGFeRD-Profilen "Basis" oder "Extended" eingelesen werden, nur sind in diesem Fall die folgenden Einschränkungen zu beachten:
  • Das ZUGFeRD-Profil "Basis" enthält zu wenig Informationen, um eine ideale Verarbeitung zu gewährleisten und dort müssen i.d.R. größere manuelle Nacharbeiten und Korrekturen vorgenommen werden. Daher wird der Benutzer beim Versuch eine Rechnung im ZUGFeRD-Format mit dem ZUGFeRD- Profil "Basis" einzulesen darüber informiert und erhält die Möglichkeit den Vorgang abzubrechen.
  • Das ZUGFeRD-Profil "Extended" enthält alle Informationen aus dem Profil "Comfort" und diese werden natürlich beim Einlesen berücksichtigt und verarbeitet. In diesem Fall ist nur zu beachten, dass die zusätzlichen Informationen aus dem Profil "Extendend" nicht berücksichtigt werden können.
Beim Einlesen von elektronischen Rechnungen im Factur-X/ZUGFeRD 2.1.1-Format 1.0.05 wird daher natürlich das ZUGFeRD-Profil "EN 16931 (Comfort)" als Basis verwendet, d.h. es können durchaus auch Rechnungen mit den ZUGFeRD-Profilen "Minimum", "Basic", "Basic WL"oder "Extended" eingelesen werden, nur sind in diesem Fall die folgenden Einschränkungen zu beachten:
  • Die ZUGFeRD-Profile "Minimum", "Basic"und "Basic WL"enthalten zu wenig Informationen, um eine ideale Verarbeitung zu gewährleisten und dort müssen i.d.R. größere manuelle Nacharbeiten und Korrekturen vorgenommen werden. Daher wird der Benutzer beim Versuch eine Rechnung im ZUGFeRD-Format mit dem ZUGFeRD- Profil "Minimum", "Basic"oder "Basic WL" einzulesen darüber informiert und erhält die Möglichkeit den Vorgang abzubrechen.
  • Das ZUGFeRD-Profil "Extended" enthält alle Informationen aus dem Profil "EN 16931 (Comfort)" und diese werden natürlich beim Einlesen berücksichtigt und verarbeitet. In diesem Fall ist nur zu beachten, dass die zusätzlichen Informationen aus dem Profil "Extendend" nicht berücksichtigt werden können.
 

Im folgenden erhalten Sie eine kurze Übersicht darüber, wo und wie das Erzeugen (Export) und das Einlesen (Import) von ZUGFeRd-Rechnungen in eEvolution möglich ist.  

ZUGFeRD - Was ist das? 

Bei dem ZUGFeRD-Format handelt es sich um ein vom "Forum für elektronische Rechnungen Deutschland (FeRD) " gemeinsam entwickeltes Format für den Austausch von elektronischen Rechnungen zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern, welches den Anforderungen der internationalen Standardisierung entspricht und den einfachen Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungserstellung und Rechnungsempfänger ermöglichen soll. Bereits 2014 erschien das ZUGFeRD 1.0-Format, welches unter Berücksichtigung der EU Richtline 2014/55/EU vom 16. April 2014 und der Europäischen Norm EN 16931 im Juni 2017 vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) gemeinsam mit den französischen Spezialisten des Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Electroniques weiterentwickelt wurde und als Factur-X /ZUGFeRD 2.1-Format im März 2020 veröffentlicht wurde. Die Formate Factur-X und ZUGFeRD 2.1 sind technisch identische und vollständig miteinander kompatible Formate, weshalb diese seit dem dem 24. 03. 2020 intern die Kennung Factur-X verwenden.

Das ZUGFeRD 1.0-Format (gemäß dem Dokument "Das ZUGFeRD-Format - Spezifikation und Umsetzungsregeln zum branchenübergreifenden Kern-Rechnungsformat des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)" in der Version 1.0 vom 25.06.2014) enthält drei verschiedene ZUGFeRd-Profile, die einen unterschiedlichen Umfang von strukturierten Daten auf unterschiedliche Art und Weise abbilden:
  • ZUGFeRD-Profil "Basis" Mit dem ZUGFeRD-Profil "Basis" können nur einfachste Rechnungen abgebildet werden, d.h. es stehen nur die für die Einleitung des Zahlungsverkehrs zwingend erforderlichen Daten in strukturierter Form zur Verfügung, detaillierte Informationen zum Positionsaufbau o.ä. sind hier nicht enthalten.
  • ZUGFeRD-Profil "Comfort" Mit dem ZUGFeRD-Profil "Comfort" können auch detailliertere Rechnungen abgebildet werden, d.h. es stehen in strukturierter Form die wichtigsten Informationen für die Durchführung der Buchung, Zahlung und Rechnungsprüfung direkt zur Verfügung, um eine automatisierte Rechnungsbearbeitung für den Rechnungsempfänger zu ermöglichen.
  • ZUGFeRD-Profil "Extended" Mit dem ZUGFeRD-Profil "Extended" können fast alle Rechnungen vollständig abgebildet werden, d.h. es stehen in strukturierter Form alle Informationen für die Durchführung der Buchung, Zahlung und Rechnungsprüfung zur Verfügung, um eine automatisierte Rechnungsbearbeitung für den Rechnungsempfänger zu ermöglichen.
Bei dem aktuellen Factur- X/ZUGFeRD 2.1-Format in der Version 1.0 gibt es im Moment (gemäß dem Dokument "ZUGFeRD 2.1 Spezifikation" vom 24.03.2020) fünf verschiedene ZUGFeRd-Profile, die einen unterschiedlichen Umfang von strukturierten Daten auf unterschiedliche Art und Weise abbilden: 

  • ZUGFeRD-Profil "Minimum" Das ZUGFeRD-Profil "Minimum" stellt nur eine Buchungshilfe dar. Es enthält daher nur die wesentlichen Angaben zu Käufer und Verkäufer, den Gesamtrechnungsbetrag und die Gesamtumsatzsteuerbetrag, aber keine Informationen zu den Rechnungspositionen.
  • ZUGFeRD-Profil "Basic WL" Das ZUGFeRD-Profil "Basic WL" stellt ebenfalls nur eine Buchungshilfe dar, enthält aber im Unterschied zum ZUGFeRD-Profil "Minimum" auf Dokumentebene alle Informationen, die zur Buchung der Rechnung benötigt werden. Da keine Informationen zu den Rechnungspositionen enthalten sind, können hiermit keine UStG-konfome Rechnungen abgebildet werden.
  • ZUGFeRD-Profil "Basis" Das ZUGFeRD-Profil "Basis" stellt eine Untermenge der EN 16931-1 dar. Mit dem ZUGFeRD-Profil "Basis" können einfache UStG-konforme Rechnungen abgebildet werden, d.h. es stehen nur die für die Einleitung des Zahlungsverkehrs zwingend erforderlichen Daten in strukturierter Form zur Verfügung.
  • ZUGFeRD-Profil "EN 16931 (Comfort)" Das ZUGFeRD-Profil "EN 16931 (Comfort)" bildet die EN 1693-1 fokussiert auf die Kernelemente einer elektronischen Rechnung vollständig ab. Mit dem ZUGFeRD-Profil "EN 16931 (Comfort)" können auch detailliertere Rechnungen abgebildet werden, d.h. es stehen in strukturierter Form die wichtigsten Informationen für die Durchführung der Buchung, Zahlung und Rechnungsprüfung direkt zur Verfügung, um eine automatisierte Rechnungsbearbeitung für den Rechnungsempfänger zu ermöglichen.
  • ZUGFeRD-Profil "Extended" Das ZUGFeRD-Profil "Extended" ist eine Erweiterung der EN 16931-1 für die UNterstützung komplexerer Geschäftsprozesse. Mit dem ZUGFeRD-Profil "Extended" können fast alle Rechnungen vollständig abgebildet werden, d.h. es stehen in strukturierter Form alle Informationen für die Durchführung der Buchung, Zahlung und Rechnungsprüfung zur Verfügung, um eine automatisierte Rechnungsbearbeitung für den Rechnungsempfänger zu ermöglichen.
 

Weitere und detaillierte Informationen zum Thema ZUGFeRD 1.0 und Factur-X / ZUGFeRD 2.1 erhalten Sie auf der offiziellen Seite zum ZUGFeRD-Format:

http://www.ferd-net.de

Bankverbindung für die elektronische Rechnung angeben

Für alle Mandanten mit denen eine elektronische Rechnung im Format im Format Factur-X/ZUGFeRD 2.1.1-Format 1.0.05 (kurz: ZUGFeRD 2.1) mit dem ZUGFeRD-Profil "EN 16931 (Comfort)" erstellt werden soll, muss in den Mandantenstammdaten auf dem Reiter "Bankdaten" exakt eine Bankverbindung für die elektronische Rechnung hinterlegt sein, da in einer elektronischen Rechnung im Format ZUGFeRD 2.1 mit dem ZUGFeRD-Profil "EN 16931 (Comfort)" nur eine Bankverbindung für den Verkäufer enthalten sein darf. Aktivieren Sie die Option "E-Rechnung" für die Bankverbindung, welche im XML der elektronischen Rechnung ausgegeben werden soll.

Hinweis:

Auf dem PDF werden in diesem Zusammenhang wiederum weiterhin alle Bankverbindungen aufgedruckt bei denen die Option "Kein Report" nicht aktiviert ist. Ist die Option "E-Rechnung" für KEINE Bankverbindung aktiviert, dann werden im XML der elektronischen Rechnung alle Bankverbindungen ausgegeben, bei denen die Option "Kein Report" nicht aktiviert ist.
Für eine Rechnung im Format ZUGFeRD-Format 1.0 (kurz: ZUGFeRD 1.0) mit dem ZUGFeRD-Profil "Comfort" kann die Option "E-Rechnung" ebenfalls aktiviert werden, um nur eine Bankverbindung unabhängig von den Bankverbindungen auf dem Report im XML auszugeben.

Sachbearbeiter statt Betreuer als Ansprechpartner (DefinedTradeContact) verwenden

Über die Option "Sachbearbeiter anstelle des Betreuers in der elektronischen Rechnung als Ansprechpartner verwenden“ auf dem Reiter "Datenbank 4“ in der Systemkonfiguration wird gesteuert, ob bei der Erstellung einer elektronischen Rechnung im Format "ZUGfeRD 1.0" oder „ZUGFeRD 2.1“ die Kontaktinformationen (Name, E-Mailadresse und Telefonnummer) von Betreuer oder Sachbearbeiter der Rechnung unter "DefinedTradeContact" ausgegeben werden soll:
  • Ist die Option "Sachbearbeiter anstelle des Betreuers in der elektronischen Rechnung als Ansprechpartner verwenden“ nicht aktiviert, dann wird unter "DefinedTradeContact" der Name, die E-Mailadresse und die Telefonnummer des Mitarbeiters ausgegeben, welcher als Betreuer bei der Rechnung hinterlegt wurde.
  • Ist die Ist die Option "Sachbearbeiter anstelle des Betreuers in der elektronischen Rechnung als Ansprechpartner verwenden“ aktiviert, dann wird unter "DefinedTradeContact" der Name, die E-Mailadresse und die Telefonnummer des Mitarbeiters ausgegeben, welcher als Sachbearbeiter bei der Rechnung hinterlegt wurde.

Information zum Sachbearbeiter in Service und ERP: 

Im Service wird i.d.R. der Ersteller einer Rechnung automatisch als Sachbearbeiter für die Rechnung eingetragen, während im ERP-Bereich der beim Auftrag hinterlegte Sachbearbeiter in die Rechnung übernommen wird. Sollte bei einem Auftrag im ERP-Bereich kein Sachbearbeiter hinterlegt sein, so wird auch in diesem Fall i.d.R. der Ersteller der Rechnung automatisch als Sachbearbeiter eingetragen.

Ermittlung des Leistungszeitraum in der Auftragsverwaltung (nur ZUGFeRD 2.1)

Bei der Erstellung einer elektronischen Rechnung im Format „ZUGFeRD 2.1“ wird pro Position der Beginn des Leistungszeitraumes unter „BillingSpecifiedPeriod“ ausgegeben. Der Beginn des Leistungszeitraumes („StartDateTime“ ) wird dabei durch das älteste Lieferdatum eines Lieferscheins bestimmt, der dieser Position in der aktuellen Rechnung durch das System automatisch zugeordnet werden kann.

Die Ermittlung des Leistungszeitraums pro Position ist dabei identisch zur Ermittlung der Lieferscheine zu einer Rechnung pro Position auf den (Standard-) Reports, wobei pro Position immer älteste Lieferdatum von allen dieser Position zugeordneten Lieferscheinen als Beginn des Leistungszeitraums verwendet wird.

Bitte beachten Sie:

Es wird nicht empfohlen die alte Ermittlung von Lieferscheinen zu Rechnungen zu verwenden, da diese ihre Zuordnung nicht archiviert und in bestimmten Fällen daher keine korrekte Zuordnung zwischen Lieferschein und Rechnung vornehmen kann. Insbesondere bei einem Nachdruck einer vorhandenen Rechnung können sich in diesem Zusammenhang unerwünschte Unterschiede zwischen dem Erstdruck ergeben.

Es wird daher dringend empfohlen die neue Ermittlung von Lieferscheinen zu Rechnungen zu verwenden, welche diese Zuordnung archiviert und auf diese Informationen auch bei einem Nachdruck problemlos zurückgreifen kann.

Ermittlung des Leistungszeitraum in der Auftragsfakturierung (nur ZUGFeRD 2.1)

Bei der Erstellung einer elektronischen Rechnung im Format „ZUGFeRD 2.1“ wird pro Position der Beginn des Leistungszeitraumes unter „BillingSpecifiedPeriod“ ausgegeben. Der Beginn des Leistungszeitraumes („StartDateTime“ ) wird dabei durch das "Einsatzdatum" bestimmt, welches einer Position hinterlegt ist.

Ermittlung des Leistungszeitraum in der Vertragsfakturierung (nur ZUGFeRD 2.1)

Bei der Erstellung einer elektronischen Rechnung im Format „ZUGFeRD 2.1“ wird pro Vertragsposition der Beginn und das Ende des Leistungszeitraumes unter „BillingSpecifiedPeriod“ ausgegeben. Der Beginn des Leistungszeitraumes („StartDateTime“ ) und das Ende („EndDateTime“) des Leistungszeitraumes wird dabei durch den einer Vertragsposition hinterlegten Vertragszeitraum bestimmt.

Einbetten von "Rechnungsbegründenden Unterlagen" in Auftragsverwaltung und Auftragsfakturierung (nur ZUGFeRD 2.1)

Bei der Erstellung einer elektronischen Rechnung im Format „ZUGFeRD 2.1" können weitere Dateien als "Rechnungsbegründende Unterlagen“ in das entstehende PDF eingebettet werden. Die Festlegung der einzubettenden Dateien wird dabei über die Akte zum Auftrag oder zur Gutschrift die Spalte „eRechnung“ im Dialogfenster „Weitere Informationen zu Auftrag/Gutschrift“ durch die Aktivierung oder Deaktivierung der Option „eRechnung“ vorgenommen:
  • Ist die Option „eRechnung“ aktiviert, wird die Datei in das PDF eingebettet

    WICHTIG:

    Damit die als „eRechnung“ markierten Dateien eingebettet werden können, müssen diese beim Erzeugen der elektronischen Rechnung im Format „ZUGFeRD 2.1“ auf dem in der Akte Pfad und Dateinnamen durch den Ersteller erreichbar sein und dürfen nicht in der Zwischenzeit verschoben oder umbenannt worden sein.

    Kann eine als „eRechnung“ markierte Datei bei der Erzeugung der elektronischen Rechnung im Format „XRechnung“ nicht unter dem in der Akte angegebenen Pfad und/oder Dateinnamen gefunden werden, so wird diese ohne Warnung nicht eingebettet.
  • Ist die Option „eRechnung“ nicht aktiviert, wird die Datei nicht in das PDF eingebettet
Die als „eRechnung“ markierten Dateien werden bei der Erzeugung der elektronischen Rechnung im Format ZUGFeRD 2.1 direkt in das PDF eingebunden und zusätzlich im XML referenziert, wobei nur die folgenden MIMECodes/Dateiformate in einer elektronischen Rechnung im Format zulässig sind:
  • application/pdf (.pdf)
  • image/png (.png)
  • image/jpeg (.jpg|.jpeg)
  • text/csv (.csv)
  • application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet (.ods)

Hinweis:

Der MimeCode für Excel-Dokumente „application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet (.xlsx)“ ist grundsätzlich auch zulässig, sorgt aber derzeit für Validierungsfehler auf Seiten der XRechnungs-Prüfung. Um eine Zurückweisung der XRechnungen vorzubeugen, können Excel-Tabellen aktuell noch nicht eingebettet werden.
Im XML werden die im PDF eingebetteten Dokumente wie folgt referenziert:
  • IssuerAssignedID =Auftragsnummer
  • URIID = #ef=Name der Datei
  • TypeCode = 916

Beispiel:

<ram:AdditionalReferencedDocument>

<ram:IssuerAssignedID>1001038</ram:IssuerAssignedID>

<ram:URIID>#ef=Akte zu Rechnung 1.PDF</ram:URIID>

<ram:TypeCode>916</ram:TypeCode>

</ram:AdditionalReferencedDocument>

 

Wird die Option „eRechnung“ für andere Dateiformate gesetzt, so wird der Benutzer auf seinen Fehler hingewiesen und die Kennzeichnung rückgängig gemacht.

Bitte beachten Sie:

Durch das Einbetten von zusätzlichen Dateien wächst die Dateigröße des erzeugten PDFs jeweils um die Größe eingebetteten Dateien, was zu Problemen bei der Erzeugung, dem Versand und dem Empfang führen kann. Achten Sie darauf, dass das PDF durch die eingetteten Dateien nicht zu groß für den Versand bzw. Empfang als E-Mail wird.

Die maximal zulässige Größe bei einer elektronischen Rechnung ist dabei abhängig vom gewählten Übertragungskanal (bspw. bei ZRE: 10 MB bei E-Mailanhängen oder 11 MB bei Anhängen in der Weberfassung),weiterführende Informationen zu diesem Thema sind unter: https://www.e-rechnung-bund.de/faq/koennen-einer-e-rechnung-anlagen-hinzugefuegt-werden zu finden.

Erzeugen einer Rechnung im ZUGFeRD-Format

Bei einer Rechnung (oder Gutschrift) im ZUGFeRD-Format handelt es sich letztlich um eine PDF /A-Datei in deren eingebetteten XML die entsprechenden Informationen gemäß dem gewählten ZUGFeRD-Profil enthalten sind.

WICHTIG:

Die im ZUGFeRD-Format hinterlegten Informationen dürfen sich rechtlich nicht von denen im PDF unterscheiden. Daher kann es ggf. beim Einlesen oder Validieren von ZUGFeRD-Rechnungen zu Warnungen kommen, weil die im PDF angegebenen Informationen auch in im ZUGFeRD-Format angegeben werden müssen. So kann in eEvolution die Option "0-Positionsmengen in Lieferschein und Rechnung eintragen" aktiviert werden, bei der auch die noch nicht berechneten/ bereits komplett berechneten Mengen beim Erzeugen einer Rechnung berücksichtigt werden und im Anschluss auf der Rechnung erscheinen. Beim Validieren einer solchen Rechnung kann es zu der Meldung "Die Preisbasismenge darf nicht Null (0.0000) betragen." kommen, da sich die Informationen im PDF und im ZUGFeRD-Format inhaltlich nicht unterscheiden dürfen, ist eEvolution aber gezwungen diese Positionen mit einer Preisbasismenge von 0,00000 zu übergeben.

Bei der Verwendung von Auftragsrabatten ist zu beachten, dass diese nur gemäß den Vorgaben von ZUGFeRD berücksichtigt werden können, wenn die Option "Auftragsrabatt fibugerecht" aktiviert ist.
Für die ZUGFeRD-basierte Übermittlung ist es notwendig die Stammdaten im korrekten Format vorzuhalten, damit diese korrekt übermittelt werden können. So ist z.B. in den Stammdaten der Mandanten darauf zu achten, dass in den hinterlegten Bankdaten die IBAN und BIC statt der Kontonummer und Bankleitzahl (BLZ) hinterlegt sind.

Tipp:

Wird in den Stammdaten des Mandanten für ein Konto auf dem Reiter "Bankdaten" die Option "Kein Report" aktiviert, so findet KEINE Übergabe dieses Konto an ZUGFeRD statt.
Um eine Rechnung oder Gutschrift in eEvolution im ZUGFeRD-Format zu erzeugen, stehen die folgenden Möglichkeiten zur Verfügung:
  • Wählen Sie im Dialog "Drucken" nach der Auswahl des Druckziels "Als Datei speichern" unter "Format für E-Rechnung" das Format "ZUGFeRD 1.0" aus, um ein PDF mit einem eingebetteten XML oder direkt ein XML ohne PDF mit dem ZUGFeRD-Profil "Comfort" ("ZUGFeRD 1.0") zu erzeugen oder das Format "ZUGFeRD 2.1,um ein PDF mit einem eingebetteten XML oder direkt ein XML ohne PDF im Format "EN 16931 (Comfort)" (Factur-X/ZUGFeRD 2.1) zu erzeugen:
    • Wählen Sie im Dialog "Report speichern als" den Dateityp "Dokument in PDF-Datei (*.pdf)“, wenn ein PDF erzeugt werden soll, in welchem die XML-Datei eingebettet ist.
    • Wählen Sie im Dialog "Report speichern als" den Dateityp "Dokument in XML-Datei (*.xml)“, wenn nur die XML-Datei erzeugt werden soll.
    Das Format unter "Format für E-Rechnung" kann über den Dialog "Diverses-Kunde" für jeden Kunden definiert werden und beim Drucken einer einzelnen Rechnung oder Gutschrift hier noch einmal verändert werden.Beim Drucken mehrerer Rechnungen in einem Rutsch, wie z.B. beim Auftragssammeldruck wird dagegen immer die Vorbelegung des Kunden verwendet. Es wird dort daher immer die Option „Vorbelegung des Debitoren“ als „Format für E-Rechnung“ eingeblendet, welche nicht verändert werden kann.

    Ist dem Auftrag oder Gutschrift ein abweichender Rechnungsempfänger hinterlegt, so wird das beim abweichenden Rechnungsempfänger hinterlegte elektronische Rechnungsformat vorbelegt und verwendet.

    Hinweis:

    Das im Dialog "Drucken" ausgewählte elektronische Rechnungsformat wird nicht bei der Erzeugung von Rechnungen und Gutschriften über die Export-Steuerung, z.B. beim automatischen E-Mailversand oder PDF-Export berücksichtigt.
    Beim Drucken über den Dialog "Drucken" mit dem Druckziel" als "Datei speichern" wird bei Fehlern eine Übersicht der festgestellten Mängel auf Basis der festgelegten Geschäftsregeln für das ausgewählte elektronische Rechnungsformat angezeigt und es wäre möglich durch „Fortfahren“ trotzdem eine elektronische Rechnung im Format "ZUGFeRD 1.0" oder "ZUGFeRD 2.1"zu erzeugen.

Hinweis zur Validierung beim Export über die Export-Steuerung:

Im Falle einer automatischen Erzeugung über die Export-Steuerung findet keine Validierung statt und die elektronische Rechnung wird in jedem Fall erzeugt.
  • Möchten Sie eine Rechnung oder Gutschrift im ZUGFeRD-Format als PDF mit eingebetteten XML automatisch über den automatischen E-Mailversand versenden  , dann wählen Sie in der "Export-Steuerung" in der Spalte "Export-Dokument" das Export-Dokument "ZUGFeRD PDF Report | 1.0" aus, um beim automatischen E-Mailversand  ein PDF gemäß dem ZUGFeRD-Profil "Comfort" (ZUGFeRD 1.0) zu erzeugen und das Export-Dokument "ZUGFeRD 2.1 PDF Report | 1.0" , um beim automatischen E-Mailversand  ein PDF gemäß dem ZUGFeRD-Profil "EN 16931 (Comfort)" (ZUGFeRD 2.0) zu erzeugen. Möchten Sie eine Rechnung oder Gutschrift im ZUGFeRD-Format direkt als XML automatisch über den automatischen E-Mailversand versenden, dann wählen Sie in der "Export-Steuerung" in der Spalte "Export-Dokument" das Export-Dokument "ZUGFeRD XML Report | 1.0" aus, um beim automatischen E-Mailversand  nur ein XML gemäß dem ZUGFeRD-Profil "Comfort" (ZUGFeRD 1.0) zu erzeugen und das Export-Dokument "ZUGFeRD 2.1 XML Report | 1.0" , um beim automatischen E-Mailversand nur ein XML gemäß dem ZUGFeRD-Profil "EN 16931 (Comfort)" (ZUGFeRD 2.0) zu erzeugen. Alle Informationen für die Einrichtung des automatischen E-Mailversand finden Sie im gleichnamigen Thema "Einrichtung automatischer E-Mailversand" in dieser Hilfe.
  • Möchten Sie eine Rechnung oder Gutschrift im ZUGFeRD-Format automatisch als PDF mit eingebetteten XML über den PDF-Export erzeugen, dann wählen Sie in der "Export-Steuerung" in der Spalte "Export-Dokument" das Export-Dokument "ZUGFeRD PDF Report | 1.0" aus, um beim automatischen PDF-Export ein PDF gemäß dem ZUGFeRD-Profil "Comfort" (ZUGFeRD 1.0) zu erzeugen und das Export-Dokument "ZUGFeRD 2.1 PDF Report | 1.0" , um beim automatischen PDF-Export ein PDF gemäß dem ZUGFeRD-Profil "EN 16931 (Comfort)" (ZUGFeRD 2.0) zu erzeugen. Möchten Sie eine Rechnung oder Gutschrift im ZUGFeRD-Format direkt als XML über den PDF-Export erzeugen, dann wählen Sie in der "Export-Steuerung" in der Spalte "Export-Dokument" das Export-Dokument "ZUGFeRD XML Report | 1.0" aus, um beim automatischen PDF-Export nur ein XML gemäß dem ZUGFeRD-Profil "Comfort" (ZUGFeRD 1.0) zu erzeugen und das Export-Dokument "ZUGFeRD 2.1 XML Report | 1.0" , um beim automatischen PDF-Export nur ein XML gemäß dem ZUGFeRD-Profil "EN 16931 (Comfort)" (ZUGFeRD 2.0) zu erzeugen. Alle Informationen für die Einrichtung des automatischen PDF-Exports finden Sie im Thema "Einrichtung eines PDF-Exports" in dieser Hilfe.
  • Möchten Sie eine Rechnung im ZUGFeRD-Format beim Export über ELO erzeugen, dann wählen Sie in der "Export-Steuerung" in der Spalte "Export-Dokument" das Export-Dokument "ZUGFeRD PDF Report | 1.0" aus, um ein PDF gemäß dem ZUGFeRD-Profil "Comfort" (ZUGFeRD 1.0) zu erzeugen und das Export-Dokument "ZUGFeRD 2.1 PDF Report | 1.0" , um  ein PDF gemäß dem ZUGFeRD-Profil "EN 16931 (Comfort)" (ZUGFeRD 2.0) zu erzeugen. Alle Informationen zu Einrichtung eines ELO-Exports finden Sie in der dazugehörigen Hilfe.

WICHTIG:

Da Abschlagsrechnungen nicht von dem ZUGFeRD-Profilen "Comfort" (ZUGFeRD 1.0) bzw. "EN 16931 (Comfort)" (ZUGFeRD 2.0) unterstützt werden, kann bei der Erzeugung einer Abschlags- oder Ratenrechnung keine ZUGFeRD-Rechnung erzeugt werden.

Einlesen einer Rechnung im ZUGFeRD-Format

Im Rechnungseingangsbuch besteht die Möglichkeit elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Format sowohl bei der Erfassung von Wareneingangsrechnungen als auch bei der manuellen Rechnungserfassung einzulesen, um so die wichtigsten Informationen direkt aus der Rechnung zu übernehmen und diese nicht mehr manuell erfassen zu müssen. Das Einlesen von Dokumenten ist sowohl im Factur-X/ZUGFeRD 2.1-Format, als auch im ZUGFeRD 1.0-Format möglich, wobei für das Einlesen von Rechnungen im Factur-X/ZUGFeRD 2.1-Format eine zusätzliche (kostenpflichtige) Lizenz notwendig ist.

Für das Einlesen von Rechnungen wird an dieser Stelle das ZUGFeRD-Profil "EN 16931 (Comfort)" als Basis verwendet, d.h. es können durchaus auch Rechnungen mit den ZUGFeRD-Profilen "Minimum", "Basic", "Basic WL" oder "Extended" eingelesen werden nur sind in diesem Fall die folgenden Einschränkungen zu beachten:
  • Aus technischen Gründen können Informationen, die vom Factur-X/ZUGFeRD 2.1-Format nicht mehr bereitgestellt werden, auch bei ZUGFeRD 1.0-Dokumenten nicht eingelesen werden.
  • Die ZUGFeRD-Profile "Minimum", "Basic"und "Basic WL"enthalten zu wenig Informationen, um eine ideale Verarbeitung zu gewährleisten und dort müssen i.d.R. größere manuelle Nacharbeiten und Korrekturen vorgenommen werden. Daher wird der Benutzer beim Versuch eine Rechnung im ZUGFeRD-Format mit dem ZUGFeRD- Profil "Minimum", "Basic"oder "Basic WL" einzulesen darüber informiert und erhält die Möglichkeit den Vorgang abzubrechen.
  • Das ZUGFeRD-Profil "Extended" enthält alle Informationen aus dem Profil "EN 16931 (Comfort)" und diese werden natürlich beim Einlesen berücksichtigt und verarbeitet. In diesem Fall ist nur zu beachten, dass die zusätzlichen Informationen aus dem Profil "Extendend" nicht berücksichtigt werden können
 

Einlesen einer Rechnung über die Manuelle Rechnungserfassung

Die manuelle Rechnungserfassung findet über den Dialog ""Manuelle Rechnungen / Gutschriften erfassen" statt. Dort können Sie über den Button ZUGFeRD - Elektronische Rechnungen  in eEvolution neben dem Feld "RENr." eine ZUGFerD Rechnung eingelesen werden, indem Sie darauf klicken und in dem sich öffnenden Explorer die gewünschte ZUGFerD-Rechnung auswählen.

Nach dem Einlesen der Rechnung werden alle dadurch bekannten Felder in der Maske befüllt und anhand der Buchungsbeträge bestimmt, ob es sich um eine Rechnung (positiver Buchungsbetrag) oder eine Gutschrift (negativer Buchungsbetrag) handelt, um den Vorgang der manuellen Rechnungserfassung zu vereinfachen.

Lesen Sie mehr zu diesem Thema in der Hilfe des Rechnungseingangsbuches unter "Dialogfenster Manuelle Rechnungen / Gutschriften erfassen" und "Manuelle Rechnungen/Gutschriften erfassen"

 

Einlesen einer Wareneingangsrechnung

In der Liefertabelle kann über den Button „Elektronische Rechnung einlesen“ direkt zu der aktuell in der Liefertabelle l markierten Bestellung eine ZUGFerD-Rechnung aus dem sich öffnenden Explorer ausgewählt und eingelesen werden, um die Erfassung der für die zur Verbuchung dieser Einlagerung notwendigen Informationen zu vereinfachen.

Nach dem Einlesen der Rechnung öffnet sich automatisch der Dialog "ZUGFeRD Rechnung", in dem Sie die Positionen der Rechnung den einzelnen Wareneingangspositionen zuordnen können und dadurch den Einkaufspreis, die Rabatte und die Mehrwertsteuer der einzelnen Wareneingangspositionen aktualisieren können.

ZUGFeRD - Elektronische Rechnungen  in eEvolution

Lesen Sie mehr zu diesem Thema in der Hilfe des Rechnungseingangsbuches unter "ZUGFerD Rechnungen einlesen".

 

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Einrichtung eines PDF-Exports

Siehe Einrichtung automatischer E-Mailversand auf auf Seite1

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